Nextcloud

Nextcloud est un logiciel permettant de stocker sur un serveur des contenus (fichiers, dossiers, documents, vidéos, ...) et de les partager facilement avec d'autres personnes.

Il permet aussi de synchroniser automatiquement les dossiers de son espace sur Internet avec son ordinateur sous Windows, Mac ou Linux, ou son téléphone sous iOS ou Android. On peut ainsi accéder à ses fichiers à tout moment, revenir sur les anciennes versions, retrouver un fichier effacé, etc.

Nextcloud est utilisé pour faciliter la collaboration entre les personnes qui font le collectif (entreprise, association, etc.). En plus du stockage et partage de contenus, Nextcloud propose un ensemble d'applications disponibles depuis le tableau de bord, permettant d'organiser un véritable espace de travail en groupe et en ligne.

Les applications adaptées au travail collaboratif :

📁 Fichiers : un système de gestion de fichiers, avec des options de partage à d'autres personnes ou groupes.
📷 Photos : un système de gestion de photos et vidéos pour les afficher et les organiser.
⚡Activité : un aperçu des actions qui ont été faites sur les données ou fichiers.
🗨️ Discussion : un espace de discussion par messages instantanés avec possibilité de visioconférence et de partage d'écran.
✉️ Mail : un outil simple de messagerie électronique.
👥 Contacts : un système de gestion de carnets de contacts ; il est possible de les synchroniser avec un logiciel tiers sur son ordinateur ou avec une application mobile.
🗓️ Agenda : un système d'agendas partageables ; il est possible de les synchroniser avec un logiciel tiers sur son ordinateur ou avec une application mobile.
✏️ Notes : un système de gestion de notes ; il est possible de les synchroniser avec un logiciel tiers sur son ordinateur ou avec une application mobile.
📥 Deck : un système de gestion de tâches et de projets basé sur la méthode Kanban.
⭐ Collectifs : un système d'organisation de groupes de travail.
📊 Sondages : un système de sondages simples pour les membres du collectif ou l'extérieur.
📋 Formulaires : un système d'enquêtes et de questionnaires simples pour les membres du collectif ou l'extérieur.
☑️ Tâches : un système de gestion de tâches ; il est possible de les synchroniser avec un logiciel tiers sur son ordinateur ou avec une application mobile.

La plupart des ces applications peuvent communiquer, partager des informations ou contenus entre elles. De même, les différents contenus peuvent être partagés avec d'autres membres du collectif, ou avec des personnes extérieures.

Des suites bureautiques en ligne (avec le logiciel Nextcloud Office, Collabora Online ou OnlyOffice selon le choix de l'administration de votre instance) permettent l'édition collaborative de documents :

Documents texte
Feuilles de calcul
Présentations
Dessins, diagrammes

Pourquoi Nextcloud ?

Il existe plusieurs services de cloud connus et répandus, tels que Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, iCloud, Amazon Drive. Ces services, tous centralisés et souvent hébergés aux États-Unis reposent sur l'exploitation des données qui y sont stockées. L'utilisateurice, en acceptant les conditions générales d'utilisation, laisse ces hébergeurs utiliser des données privées ou professionnelles en vue d'une exploitation commerciale.

Contrairement à Nextcloud, la plupart de ces services ne respectent pas le Réglement Général de la Protection des Données (RGPD) qui régie nos données en Union Européenne, ni la Nouvelle Loi sur la Protection des Données (NLPD) en Suisse, ni le Data Protection and Digital Information Bill (DPDIB) au Royaume-Uni.

En quoi Nextcloud est-il différent ?

C'est un logiciel libre dont le code source est diffusé et donc auditable par des développeureuses indépendant⋅es de l'éditeur.
C'est un logiciel qui peut être installé sur son propre serveur, comme peuvent le proposer Ouvaton, Accolades, Framasoft ou plus globalement les CHATONS (on parle alors d'instance). Vous gardez ainsi la main sur vos données !

📗 Une instance est un exemplaire (une copie) du logiciel Nextcloud installé sur un serveur Web. D'autres coopératives, entreprises, associations... peuvent avoir leur propre instance Nextcloud. Depuis la version 29, les développeurs de Nextcloud s'efforcent de fédérer les instances entre elles pour faciliter les échanges et la communication.

À propos de cette documentation

Ce guide d'utilisation concerne les versions 29 et 30 de Nextcloud. Il a été créé par Marion Bouder pour Ouvaton et Accolades en s'inspirant très largement du travail de documentation proposé par La Dérivation, repris par Coopaname. Il s'appuie sur des documentations déjà existantes, notamment le travail de Dimitri Robert pour L.A. Coalition, ainsi que la documentation officielle de Nextcloud.

Cette documentation est mise à disposition selon les termes de la Licence Creative Commons Attribution - Partage dans les Mêmes Conditions 4.0 International.

CC-BY-SA Marion Bouder - Ouvaton - Accolades

Premiers pas

Découvrez le tableau de bord, l'interface utilisateur et le vocabulaire associé.

Premiers pas

Se connecter

Pour utiliser Nextcloud sur un navigateur web, entrez directement l’url de l'espace que vous souhaitez rejoindre dans la barre d'adresse de votre navigateur. Elle peut se présenter sous la forme https://nextcloud.votre-collectif.fr.

Vous devez arriver sur une page de connexion, celle-ci aura peut-être été personnalisée à l'image de votre collectif, par défaut elle ressemble à ça :

Un identifiant et un mot de passe vous ont été communiqués : entrez-les dans les champs correspondants. Si vous n'en avez pas, posez la question à votre référent numérique, administrateur système ou, de manière générale, à votre fournisseur de service.

⚠️ Si vous vous connectez depuis un ordinateur public ou qui n'est pas le vôtre, assurez-vous de ne pas sauvegarder ce mot de passe dans le navigateur web. Si vous êtes sur votre ordinateur habituel, vous pouvez enregistrer votre mot de passe dans un coffre-fort numérique (de type KeepassXC), à defaut l'enregistrer sur votre navigateur (mais ce n'est pas conseillé).

Premiers pas

Le tableau de bord

Lorsque vous vous connectez pour la première fois, vous êtes accueilli·e par une bannière de présentation de Nextcloud. Vous pouvez cliquer sur la flèche pour visionner l'ensemble des diapositives sinon cliquez ailleurs ou appuyez sur la touche Echap de votre clavier pour les fermer.

Vous arrivez sur une page nommée le tableau de bord, il vous permet d'avoir un rapide aperçu de "ce qui se passe" grâce à des widgets d'applications, formalisés sous forme de cartes. Vous pouvez personnaliser ce tableau de bord en fonction de vos besoins et attentes.

Le tableau de bord par défaut ressemble à celui-là.

Et à celui-ci avec toutes les applications identifiées dans cette documentation.

Tutoriel pour personnaliser son tableau de bord

Lien vers la vidéo avec le chapitrage.

Premiers pas

Interface utilisateur

Par défaut, les applications s'ordonnent d'elles-même, si vous souhaitez revoir l'organisation consultez la page Paramètres personnels.

Le volet de navigation des applications

Située dans la barre latérale gauche, ce volet se décompose en deux parties :

La partie supérieure affiche les informations propres aux usages de l'application choisie.
La partie inférieure permet d'afficher les paramètres spécifiques de l'application choisie.

Il est possible de masquer cette barre latérale en cliquant sur l'icône située à sa droite, en haut.

La vue centrale de l'application

Cette zone centrale affiche le contenu spécifique de l’application sélectionnée.

La barre de navigation

Située directement en haut de la vue centrale de l'application, cette barre propose un fil d’ariane qui permet de revenir à un niveau de dossier supérieur ou à la racine de l’arborescence de fichiers (Tous les fichiers).

Le bouton partager

Situé dans la barre de navigation, lorsque vous êtes dans un dossier, le bouton +👤 permet d'ouvrir le volet de partage (à droite).

Le bouton nouveau

Situé dans la barre de navigation, le bouton + Nouveau permet de créer de nouveaux fichiers, de nouveaux dossiers ou de téléverser des fichiers.

Le champ de recherche unifiée

Cliquez sur la loupe en haut à droite pour rechercher des fichiers ou d’autres entrées de certaines applications installées sur votre Nextcloud.

Les notifications

Aperçu des notifications en lien avec les applications disponibles sur votre Nextcloud comme la création ou la modification d'événements, etc. Vous pouvez les paramétrer depuis vos Paramètres personnels.

Les contacts

Donne la liste de vos contacts et des utilisateurices de votre instance Nextcloud. Selon les données enregistrées sur votre contact et les applications disponibles, vous pourrez démarrer une discussion ou envoyer un mail.

Premiers pas

Paramètres personnels

Pour personnaliser son profil, cliquez sur l'icône ronde colorée portant vos initiales dans le coin supérieur droit puis choisissez Paramètres.

Informations personnelles

Personnaliser votre profil

Une adresse email (courriel) est nécessaire pour réinitialiser votre mot de passe et éventuellement recevoir des notifications. Les autres informations sont facultatives.
Vous pouvez déposer une image qui sera affichée sous forme de pastille dans certaines applications, comme les discussions (chat) ou les partages de documents. Vous pouvez utiliser une image présente dans votre ordinateur ou dans vos dossiers Nextcloud.
Assurez-vous que la langue corresponde à votre langue d'usage.
Vérifiez que le fuseau horaire soit cohérent avec votre lieu de résidence.

L'enregistrement des paramètres est automatique, vous pouvez reprendre vos activités.

⚠️ Attention à votre bloqueur de publicités
Si vous utilisez un bloqueur de publicité, il peut bloquer certaines fonctionnalités de Nextcloud selon les filtres que vous avez choisis.

Confidentialité des informations

Des icônes vous permettent de connaitre la confidentialité des informations de votre profil.

📱 Privé : Visible uniquement pour les utilisateurs correspondants via Talk Mobile
🔒 Local : Visible uniquement par les membres de votre instance et les personnes invitées
👥 Fédéré : Synchronisé uniquement avec les serveurs de confiance en plus de votre instance
🌍 Publié : Synchronisation avec les serveurs de confiance et le carnet d'adresses mondial et public

Visibilité des informations

Des paramètres existent aussi pour paramétrer la visibilité de votre profil. Le paramètre le plus restrictif entre la visibilité et la confidentialité est respecté.

Les paramètres de visibilité se trouvent dans l'onglet Informations personnelles après les champs qui concernent votre profil.

Notifications

Dans cet onglet vous pouvez choisir de recevoir ou non des notifications d'activité de votre instance et les paramétrer en fonction de vos besoins.

Apparence et accessibilité

Dans cet onglet vous pouvez :

paramétrer le thème (clair ou sombre)
activer une police adaptée aux personnes dyslexiques (OpenDyslexic)
définir un arrière-plan personnalisé
désactiver les raccourcis clavier
organiser le menu de votre Nextcloud en fonction de vos besoins

Disponibilités

Dans cet onglet vous pouvez configurer vos horaires (de travail ou autres), cela permet aux membres de votre collectif de connaitre vos disponibilités lors d'une planification d'un événement.

Vous pouvez également gérer vos absences en cas de congés par exemple et définir un message d'information comme vous pourriez le faire avec une messagerie électronique.

Fichiers

Cette application vous permet de gérer et organiser vos fichiers voire de les partager.

Fichiers

L'application

L'application 📁 Fichiers, installée par défaut, permet de stocker et partager des fichiers avec les membres de son collectif (utilisateurs de l'instance) ou avec des personnes extérieures.

Son organisation

Les liens, en haut du volet de navigation, permettent de filtrer l'affichage. Tous les fichiers permet de parcourir l'arborescence générale.
Les liens, en bas du volet de navigation, permettent :
- d'accéder à la corbeille ;
- de vérifier l'état d'occupation de votre espace en fonction du quota attribué (le pourcentage s'affiche en passant la souris dessus);
- d'accéder aux paramètres dédiés de l'application.
Le fil d'ariane vous permet de vous situer dans votre arborescence et le bouton + Nouveau permet de téléverser des documents, de créer un nouveau dossier ou un nouveau fichier (notes, document texte, feuille de calcul, présentation, diagramme).
Le bouton en haut à droit vous permet de modifier le mode d'affichage des fichiers, de passer de la vue en liste à la vue en grille et inversement.
Cette zone est dédiée à la description du dossier si vous en avez spécifiée une. Pour modifier son contenu vous pouvez :
- Cliquer directement sur le texte, faire vos modifications et les valider en cliquant sur le bouton ✓ (Enregistrer).
- Éditer le fichier readme.md situé à la racine du dossier, faire vos modifications et les valider en cliquant sur le bouton ✓ (Enregistrer) ou en fermant le document.
  Pour masquer cette description, allez dans les Paramètres de Fichiers en bas à gauche de la fenêtre, et décocher Afficher la description du dossier.
Cette zone est dédiée aux recommandations, cela correspond aux fichiers ou dossiers modifiés récemment.
- Pour les masquer, allez dans les Paramètres de Fichiers en bas à gauche de la fenêtre, et décocher Afficher les recommandations.
Par défaut, le contenu du dossier courant est affiché sous forme de liste dans la vue principale.
- Des filtres permettent de trouver plus rapidement un fichier (par type de fichiers, par période ou selon qui l'a partagé).
- La case à cocher en tête de ligne permet de sélectionner un (ou plusieurs) document ou dossier.
- Le nom d'un dossier ou d'un document, en cliquant dessus vous pouvez l'ouvrir.
- En fin de ligne se trouvent deux boutons. Le premier (+👤) pour partager le document, le second (...) pour ouvrir un menu d'actions.
- La taille (poids) et la date de dernière modification du fichier sont affichés ensuite.

📗 Dans cette documentation nous parlerons communément de bouton de partage, mais il peut se présenter sous différentes formes :

+👤 : le dossier ou fichier n'est pas encore partagé
Partagé 🔗 : vous partagez le dossier ou le fichier
Vignette avec avatar ou initiales : une personne partage avec vous le dossier ou le fichier

Fichiers

Gérer ses dossiers et fichiers

Créer un nouveau dossier

Cliquez sur le bouton + Nouveau en haut à gauche de la vue principale pour ouvrir le menu.
Choisissez Nouveau dossier dans le menu déroulant.
- Dans le champs de saisie définissez un nom.
- Validez en cliquant sur Créer ou avec la touche Entrée ↲ du clavier.
Le dossier apparaît dans la liste.
Cliquez sur le nom du nouveau dossier pour l'ouvrir.

Téléverser des fichiers

Cliquez sur le bouton + Nouveau en haut de la vue principale pour ouvrir le menu.
Dans la fenêtre Ouvrir un fichier parcourez vos données locales pour chercher le fichier que vous souhaitez téléverser.
Sélectionnez les fichiers puis cliquez sur Ouvrir ou appuyez sur la touche Entrée ↲ de votre clavier.

Vous pouvez aussi téléverser vos fichiers en faisant un glisser-déposer de votre ordinateur vers votre instance Nextcloud.

Copier ou déplacer des fichiers

Dans la liste, cochez les fichiers à copier ou à déplacer.
Cliquez sur le bouton Déplacer ou copier.
Dans la fenêtre qui s'est ouverte, choisissez le dossier de destination.
Cliquez sur le bouton Copier vers "Nom de votre dossier" ou Déplacer vers "Nom de votre dossier".

Vous pouvez aussi les déplacer d'un dossier à l'autre en faisant un glisser-déposer depuis l'interface de votre Nextcloud.

Ajouter un dossier ou un fichier à ses favoris

Dans la liste, cochez les dossiers ou fichiers à mettre en favoris
Cliquez sur le bouton Mettre en favoris.

Renommer un dossier ou un fichier

Cliquez sur le bouton d'actions ... du dossier ou du fichier concerné.
Dans le menu déroulant choisissez Renommer .
Dans le champs de saisie, effectuez votre modification.
Validez en appuyant sur la touche Entrée ↲ de votre clavier.

Supprimer des dossiers ou effacer des fichiers

Dans la liste, cochez les fichiers à supprimer
Cliquez sur le bouton d'actions ....
Dans le menu choisissez Effacer les fichiers.

Restaurer ou supprimer définitivement des fichiers

Allez dans le volet de Navigation (barre latérale de gauche).
Allez sur le lien Fichiers supprimés.
Dans la liste, cochez les fichiers à restaurer.
Cliquez sur le bouton Restaurer ou Supprimer définitivement.

Tutoriel pour personnaliser son tableau de bord

Lien vers la vidéo avec le chapitrage.

Fichiers

Partager des dossiers ou fichiers

Nextcloud permet de partager un fichier ou un dossier avec d'autres personnes, en interne ou à l'externe. Les membres du même collectif, si elles ont un compte utilisateurice sur l'instance, auront accès à ce fichier avec un partage de fichiers ou par un lien interne. Pour une personne extérieure, comme un partenaire par exemple, l'accès se fait avec un lien de partage.

Si un fichier est partagé avec autorisation de modification, alors les destinataires pourront modifier le fichier ou le contenu du dossier. Il est possible de partager un fichier ou un dossier sans possibilité de modification (lecture seule).

Lorsqu'un dossier est partagé, tout son contenu l'est également. Un icône +👤 s'affiche sur le dossier partagé, qu'il le soit par vous ou par quelqu'un d'autre.

ℹ️ Une application tierce, nommée Group folders, permet de contourner un peu cette règle mais n'est administrable que par un compte administrateur, il faut s'assurer que vous ayez les droits pour l'installer et pour l'utiliser.

Partager en interne

Pour partager un contenu avec une autre personne de votre collectif qui a un compte sur votre instance Nextcloud :

Dans la liste des fichiers, cliquez sur le bouton de partage du fichier que vous souhaitez partager. Le volet de détails s'ouvre sur la partie droite de l'écran.

Dans le champ de saisie, pour faciliter la recherche, écrivez les premières lettres de l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs avec qui vous voulez partager votre fichier.
Cliquez sur l'utilisateur ou groupe choisi et spécifiez les permissions :
- Afficher seulement : vous accordez seulement le droit de lecture
- Autoriser la modification : vous accordez le droit de modifier et repartager le fichier.
- Personnaliser les permissions : vous pouvez définir des paramètres à votre partage comme définir une date d'expiration, autoriser le téléchargement, etc.

Affichage du dossier que je partage

Lorsque je partage un dossier ou fichier, le terme Partagé apparaît à gauche du bouton de partage.

Affichage du dossier qui m'est partagé

Lorsque quelqu'un me partage un dossier ou un fichier il y a son avatar ou la pastille avec ses initiales qui s'affiche.

Les utilisateurs pourront renommer et déplacer le fichier dans leur espace sans que la modification affecte votre affichage. Toutefois si les fichiers d'un dossier partagé sont renommés, se sera appliqué à tout le monde.

Si les utilisateurs ont déjà les droits d'accès, il est aussi possible de leur communiquer un lien interne, ça leur donne un accès direct et leur évite de chercher le fichier. Pour générer ce lien :

Cliquez sur l'icône de presse-papier au bout de la ligne Lien interne dans le volet de détails. Le lien est automatiquement copié dans votre presse-papier.

Transmettez le lien aux personnes concernées de la manière de votre choix (email, chat, etc.).

ℹ️ Dans la mesure du possible, préférez le partage des liens internes avec les membres de votre nextcloud pour vous éviter d'avoir ensuite à gérer les liens externes (expiration? suppression?). Ils sont valides et permanents pour tous les utilisateurs de votre nextcloud qui ont les droits d'accéder au fichier ou dossier que vous souhaitez partager.

Partager à l'externe

Pour rendre un contenu public (accessible sans compte) :

Dans la liste des fichiers, cliquez sur le bouton de partage du fichier que vous souhaitez partager. Le volet de détails s'ouvre sur la partie droite de l'écran.

Cliquez sur le bouton + au bout de la ligne Lien de partage dans le volet de détails. Le lien est automatiquement copié dans votre presse-papier. Par défaut, les personnes concernées n'ont qu'un droit de consultation.
Le bouton + aura été remplacé par un bouton d'action ... qui vous permettra d'agir sur le lien. Et à sa gauche un bouton presse-papier est maintenant visible, en cliquant dessus vous copiez de nouveau le lien dans le presse-papier.

Pour paramétrer les permissions vous pouvez cliquer sur Afficher seulement vous avez le choix entre :
- Afficher seulement : vous accordez seulement le droit de lecture
- Peut modifier : vous accordez le droit de modification sur les fichiers et dossiers mais pas la possibilité de supprimer
- Dépôt de fichier (si dossier partagé) : vous accordez le droit de déposer des fichiers ou dossiers
- Personnaliser les permissions : vous pouvez spécifier des paramètres spécifiques

Ou vous cliquez directement sur le bouton d'actions ... puis Personnaliser le lien. :
- Définir un mot de passe : ajoutez un mot de passe à votre lien.
- Définir une date d'expiration : le partage sera automatiquement révoqué à la date de votre choix.
- Masquer le téléchargement : ne donnez pas la possibilité aux destinataires de télécharger les fichiers ou dossiers partagés.
- Note au destinataire : précisez une courte information.
- Personnaliser les permissions : donnez des droits spécifiques de lecture, d'écriture, d'édition ou de suppression des fichiers ou dossiers partagés.
- Supprimer le partage : révoquez le partage de ce fichier.

Fichiers

Contrôles des dossiers ou fichiers

Chaque dossier ou fichier a un menu déroulant (bouton d'actions ...) qui vous permet d'agir :

Afficher ou retirer des favoris
Ouvrir les détails (volet de droite)
Modification rapide dans votre éditeur de fichiers comme Nextcloud Office
Renommer le dossier ou fichier
Déplacer ou copier le dossier ou fichier
Définir un rappel
Éditer localement (si vous utilisez le client local de synchronisation)
Télécharger le dossier ou fichier sur votre ordinateur
Supprimer le dossier ou effacer le fichier

L'étiquetage des dossiers ou fichiers

Vous pouvez attribuer des étiquettes aux fichiers ou aux dossiers pour faciliter leur recherche. Toutes les étiquettes créées sont des étiquettes système et sont partagées par tous les utilisateurs de votre instance Nextcloud.

Pour créer des étiquettes :

Ouvrez le volet de détails du dossier ou fichier en cliquant sur le bouton de partage du dossier ou fichier concerné.
Cliquez sur le bouton d'actions ... situé en haut à droit de la barre latérale de droite.

Saisissez une ou plusieurs étiquettes dans le champs de saisie. Validez chaque étiquette en faisant Entrée ↲ sur votre clavier ou en cliquant sur le nom qui s'affiche en dessous de champs de saisie.

Les étiquettes apparaissent dans la vue principale, à gauche du bouton de partage. Vous pouvez utiliser le filtre Étiquettes dans le volet de navigation (barre latérale de gauche) pour filtrer vos recherches par étiquettes.

Photos

Cette application vous permet d'organiser vos medias (images et vidéos).

Photos

L'application

L'application 📷 Photos, installée par défaut, permet de d'organiser et consulter les photos et vidéos stockées sur votre instance Nextcloud.

Par défaut, l'application propose une organisation chronologique (mois année) et une visualisation en vignettes des médias. Vous pouvez aussi créer des albums pour mieux vous retrouver dans vos médias.

Son organisation

Les liens, en haut du volet de navigation, permettent de filtrer l'affichage. Tous les médias permet de parcourir l'ensemble des médias stockés par ordre chronologique (du plus récent au plus ancien).
Le lien, en bas du volet de navigation, permettent d'accéder aux paramètres dédiés de l'application.
Le fil d'ariane vous permet de vous situer dans votre arborescence et le bouton + Ajouter permet de créer un nouvel album.
Par défaut, le contenu du dossier courant est affiché sous forme de grille dans la vue principale.

Photos

Gérer ses albums et médias

Créer un nouvel album

Depuis l'onglet Tous les médias dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton + Ajouter en haut de la vue principale pour ouvrir le menu. Choisissez Créer un nouvel album dans le menu déroulant.
Ou depuis l'onglet Albums dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton + Nouvel album en haut de la vue principale.
Dans la popup qui s'ouvre :
- Définissez un nom.
- Ajouter un emplacement (facultatif)
- Ajouter des collaborateurs (facultatif)
- Validez en cliquant sur Créer un album ou avec la touche Entrée ↲ du clavier.
Le dossier apparaît dans la liste, il indique la date de création et le nombre de fichiers présents dans cet album.

⚠️ Un album créé ne correspond pas à un dossier créé. Un album peut faire appel à plusieurs médias de dossiers différents.

Ajouter des médias à un album

Allez dans l'album souhaité.
Cliquez sur le bouton + Ajouter pour ouvrir la fenêtre.
Dans la fenêtre choisir les médias que vous souhaitez organiser, s'ils ne sont pas chargés sur votre Nextcloud cliquez sur le bouton Nouveau. Dans la nouvelle fenêtre Ouvrir un fichier parcourez vos données locales pour chercher les fichiers que vous souhaitez téléverser.
Sélectionnez les fichiers puis cliquez sur Ouvrir ou appuyez sur la touche Entrée ↲ de votre clavier.
Cocher les médias que vous souhaitez ajouter puis cliquez sur le bouton Ajouter à "Nom de votre album créé" .

Ajouter des médias aux favoris

Dans la liste, cochez les médias à retirer.
Cliquez sur le bouton d'actions ... .
Dans le menu déroulant cliquez sur Ajouter la sélection aux favoris.

Retirer des médias d'un album

Dans la liste, cochez les médias à retirer.
Cliquez sur le bouton d'actions ... en haut à droite de la vue principale.
Dans le menu déroulant cliquez sur Retirer la sélection de l'album.

Supprimer des médias

Dans le volet de navigation allez sur l'onglet Dossiers .
Cliquez sur le dossier dans lequel est rangé le média que vous souhaitez supprimer.
Ouvrir le média et dans l'aperçu cliquez sur le bouton d'actions ... en haut à droite, dans le menu déroulant cliquez sur Supprimer.

Photos

Partager des albums ou médias

Partager en interne

Pour partager un album avec une autre personne de votre collectif qui a un compte sur votre instance Nextcloud :

Allez dans l'onglet Albums dans le volet de navigation.
Cliquez sur le bouton "Fédérer" (trois ronds reliés entre eux).
Dans la fenêtre, ajoutez des membres ou groupes de votre collectif en écrivant dans le champ de saisie.
Validez en cliquant sur le bouton Enregistrer.

Partager en externe

Pour partager un album avec une personne extérieure de votre collectif :

Allez dans l'onglet Albums dans le volet de navigation.
Cliquez sur le bouton "Fédérer" (trois ronds reliés entre eux).
Dans la fenêtre, cliquez sur Partager via un lien public.
Cliquez sur le bouton Copier le lien public.
Envoyez le lien copié.

Activité

Cette application permet de voir les actions passées relatives aux dossiers ou fichiers.

Activité

L'application

L'application ⚡Activité, installée par défaut, permet aux utilisateurs de voir les actions liées à leurs fichiers et données dans Nextcloud.

Vous pouvez avoir un aperçu des actions (supprimer, ajouter, modifier) qui se produisent sur les fichiers auxquels vous avez accès. Les actions de partage ne sont visibles que par celui qui partage et celui pour qui c'est partagé.

Chaque personne peut configurer ses propres paramètres d'activité dans les paramètres personnels, afin de choisir quelles activités doivent envoyer des notifications et sur quel support (smartphone, courriel) ou si un résumé quotidien doit être envoyé chaque matin.

Son organisation

Les liens, en haut du volet de navigation, permettent de filtrer l'affichage. Toutes les activités permet d'avoir une vue d'ensemble des activités, les autres liens permettent un tri par utilisateur ou par application.
Le lien, en bas du volet de navigation, permettent d'accéder aux paramètres dédiés de l'application.
Dans la vue principale vous aurez la liste de toutes les actions qui ont été faites sur les fichiers auxquels vous avez accès et la périodicité à laquelle ça a été fait.

Discussion

Cette application permet de faciliter les échanges entre les membres d'un groupe, d'une équipe.

Discussion

L'application

L'application 🗨️ Discussions, qui n'est pas installée par défaut mais qui est disponible dans le magasin d'applications, vous permet d'échanger via des canaux de conversation à l'écrit sous forme de messages instantanés ou à l'oral sous forme de visioconférence.

L'application facilite les communications et permet aux membres de votre collectif d’entrer en contact entre eux ou avec des personnes extérieures, depuis un ordinateur ou un smartphone.

📱 Une application mobile est disponible sur les stores habituels (Play Store, App Store, F-Droid) mais pour les smartphones "dégooglisés" comme /e/OS il faudra la coupler avec une autre application pour avoir les notifications.

Vous pouvez créer autant de conversations que souhaité ; il en existe deux sortes :

Discussion privée : vous pouvez avoir une discussion ou un appel privé avec une autre personne utilisatrice de cette application. Vous ne pouvez ajouter une autre personne à cette discussion, ni la partager par lien. Vous démarrez une discussion privée en cherchant un autre utilisateur dans la barre de recherche et en cliquant sur son nom.
Discussions de groupe : une discussion de groupe peut avoir un nombre indéterminé de personnes et peut être partagée publiquement par un lien, ainsi des invités extérieurs peuvent rejoindre un appel. Elle peut également être listée, permettant à d’autres membres de votre instance de la rejoindre.

Son organisation

Les liens, en haut du volet de navigation, permettent de filtrer l'affichage des conversations et la liste permet de naviguer dans celles qui sont déjà ouvertes. Le bouton 🗨️+ permet de créer une nouvelle conversation ou d'en rejoindre une.
Les liens, en bas du volet de navigation, permettent d'accéder aux paramètres dédiés de l'application (gestion des périphériques, dossier des pièces jointes, sons, raccourcis clavier, etc.).
Informations de la conversation ouverte, son titre, sa description voire l'image qu'il lui a été attribuée.
Le bouton bleu vous permet de démarrer un appel avec les participants de la conversation et le bouton d'actions ... permet d'accéder aux différents paramètres de la conversation.
Cette zone est dédiée à l'affichage des messages instantanés, des messages vocaux, des réactions et des pièces jointes.
Cette zone est dédiée à la saisie des messages instantanés et de l'envoi de messages vocaux ou de pièces jointes.
Le volet latéral droit vous permet de :

rechercher des participants dans votre conversation, leur attribuer des rôles voire de les retirer de la conversation
naviguer dans les salles de sous-groupes qui ont pu être créées
consulter les fichiers partagés

Discussion

Créer ou rejoindre une conversation

Créer une conversation privée

Vous pouvez créer une discussion privée en cherchant le nom d’un utilisateur, d’un groupe ou d’un cercle depuis le bouton de Recherche de contacts situé en haut à droite.

Cherchez le nom de la personne à qui vous voulez parler, lorsque son Nom ou Prénom s'affiche cliquez sur le bouton d'actions ... et dans le menu déroulant cliquez sur Discuter avec "Prénom" .
La discussion est immédiatement créée et apparaît dans la vue principale de l'application.

Créer une conversation de groupe

Pour un groupe ou un cercle, vous avez à choisir un nom et des paramètres avant de créer la conversation et de pouvoir ajouter des participants.

Cliquez sur le bouton 🗨️+ en haut à droite du volet de navigation.
Dans le menu déroulant choisissez Créer une nouvelle conversation.
Dans la fenêtre renseignez les champs proposés.
Cliquez sur Ajouter des participants (facultatif).
Cliquez sur Créer la conversation.

Rejoindre une conversation existante

Vous pouvez rejoindre des discussions existantes si elles ont été paramétrée en ce sens.

Cliquez sur le bouton 🗨️+ en haut à droite du volet de navigation.
Dans le menu déroulant choisissez Rejoindre des conversations ouvertes.
Vous pouvez effectuer une recherche par nom ou par utilisateur si l'événement n’apparaît pas dans la liste
Sélectionner la conversation voulue puis cliquez sur le bouton Sélectionnez une conversation

En tant qu'invité

Si vous avez reçu un lien vers une conversation, vous pouvez l'ouvrir dans votre navigateur pour la rejoindre. Vous serez invité·e à entrer votre nom avant de vous joindre à la conversation.

Vous pourrez modifier votre nom ultérieurement en cliquant sur le bouton Modifier, situé en haut à droite.

Filtrer ses conversations

Vous pouvez filtrer vos conversations à l'aide du bouton de filtrage situé à côté du champ de recherche. Il existe deux options de filtrage :

Filtrer les mentions non lues : Cette option vous permet d'afficher les conversations de groupe avec des mentions non lues ou les conversations individuelles non lues.
Filtrer les messages non lus : Cette option vous permet d'afficher tous les messages non lus dans toutes les conversations jointes.

Discussion

Gérer une conversation

Gestion des rôles

Quand vous créez une discussion de groupe, vous en êtes automatiquement modérateurice. Pour accorder ce droit à d'autres membres de la discussion :

Paramètres de la conversation

Les modérateurices peuvent modifier les paramètres de la discussion en cliquant sur le bouton d'actions ... à gauche du bouton Démarrer l'appel puis dans le menu déroulant en cliquant sur Paramètres de la conversation.

Cela vous permet de configurer un certain nombre de paramètres tels que la description, l'accès des invités, l'expiration des messages, la salle d'attente, etc.

Configurer des salles pour des groupes

Les modérateurices peuvent créer des salles au sein d'une conversation pour organiser des échanges de groupes. Il est possible de choisir le nombre de salles et l'assignation des participants (automatiquement, manuellement ou en laissant le choix aux participants).

Cliquez sur le bouton d'actions ... à gauche du bouton Démarrer l'appel puis dans le menu déroulant en cliquant sur Configurer les salles de sous-groupes.

⚠️ Cette fonction ne marche pas avec des participants venant de l'extérieur, qui n'ont pas de compte sur votre instance.

Suppression des participants

Seuls les modérateurices ont le droit de retirer certaines personnes d'une discussion.

Discussion

Contrôles des appels

Fonction d'accueil

La fonction d'accueil vous permet de montrer aux invités une salle d'attente virtuelle jusqu'à ce que l'appel commence. Cette fonction est idéale pour les webinaires avec des participants externes, par exemple.

Vous pouvez choisir de laisser les participants rejoindre l'appel à un moment précis ou à partir du moment où la page d'accueil est fermée manuellement.

Démarrer ou rejoindre un appel

Lorsque vous êtes en conversation, vous pouvez à tout moment lancer un appel grâce au bouton Démarrer l'appel. Les autres participants seront avertis et pourront se joindre à l'appel.

Si quelqu'un d'autre a déjà démarré un appel, le bouton se transforme en bouton vert Rejoindre l'appel.

Enregistrer l'appel

Enregistrez vos appels pour les conserver ou les utiliser ultérieurement. La fonction d'enregistrement permet aux utilisateurs de :

Démarrer et arrêter les enregistrements pendant un appel.
Enregistrer le flux vidéo et audio de l'orateur, ainsi que le partage d'écran.
D'accéder aux fichiers enregistrés, de les partager et de les télécharger pour les consulter ou les distribuer ultérieurement.

⚠️ L'activation de cette fonction nécessite que le serveur d'enregistrement soit configuré par l'administration du système.

Le modérateur de la conversation peut lancer un enregistrement au début de l'appel ou à tout moment au cours de l'appel :

Avant l'appel : cochez la case Démarrer l'enregistrement immédiatement avec l'appel dans Paramètres des médias, puis cliquez sur Démarrer l'appel.
Pendant l'appel : cliquez sur le bouton d'actions ... de la barre supérieure, puis sur Démarrer l'enregistrement.

Pour des raisons de conformité avec les différents droits à la vie privée, il est possible de demander aux participants de consentir à l'enregistrement avant de rejoindre l'appel.

Si le consentement à l'enregistrement est activé, tous les participants, y compris les modérateurs, verront une section surlignée dans les Paramètres des médias avant de rejoindre un appel. Cette section informe les participants que l'appel peut être enregistré. Pour donner leur consentement explicite à l'enregistrement, les participants doivent cocher la case. S'ils ne donnent pas leur consentement, ils ne seront pas autorisés à participer à l'appel.

Voir la documentation dédiée en anglais

Pendant un appel

Activer / Désactiver micro ou webcam

Vous pouvez couper votre microphone et désactiver votre vidéo à l'aide des boutons situés sur la barre supérieure, ou en utilisant les raccourcis M pour couper l'audio et V pour désactiver la vidéo.

Vous pouvez également utiliser la barre d'espace pour activer ou désactiver la sourdine. Lorsque vous êtes en mode silencieux, appuyez de façon continue sur la barre d'espace pour rétablir le son et parlez, relâchez la barre d'espace quand vous avez terminé. Et inversement lorsque vous n'êtes pas en sourdine.

Vous pouvez accéder à vos paramètres et choisir une autre webcam, un autre microphone et d'autres paramètres dans le menu d'actions ... de la barre supérieure.

Modifier son arrière plan

Si vous souhaitez ajouter un arrière-plan à votre retour webcam :

Lever la main

Si vous souhaitez prendre la parole vous pouvez lever la main en allant dans le menu d'actions ... de la barre supérieure, dans le menu déroulant choisir lever la main. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci R pour lever ou baisser la main.

Choisir la vue

Allez dans le menu d'actions ... de la barre supérieure, dans le menu déroulant choisir Vue conférence ou Vue mosaïque en fonction de vos préférences.

En Vue conférence vous pouvez choisir de masquer votre flux à l'aide de la petite flèche située juste au-dessus du flux vidéo. Vous pouvez la faire réapparaître en appuyant à nouveau sur la petite flèche. Cela peut-être pratique dans le cas d'un partage d'écran.

Partager son écran

Vous pouvez partager votre écran à l'aide du bouton dédié situé sur la barre supérieure, à gauche du menu d'actions ....

En fonction de votre navigateur, vous aurez la possibilité de partager un écran, une fenêtre d'application ou un simple onglet de navigateur. Si la vidéo de votre caméra est également disponible, les autres participants la verront dans une petite vue du présentateur à côté du partage d'écran.

Suivre la durée de l'appel et du temps de parole

Au bout d’une heure, vous recevrez une notification vous indiquant que vous avez atteint la durée d’appel, vous permettant ainsi de rester conscient de votre temps et de celui des autres. Vous n’aurez plus à deviner combien de temps vous avez parlé, car le temps de parole de chaque participant est enregistré et noté à la fin de l’appel.

Fin de l'appel

Vous pouvez simplement cliquer sur le bouton Quittez l'appel. Si vous êtes modérateurice vous pouvez Mettre fin à l'appel pour tout le monde dans le menu déroulant.

Discussion

Contrôles des messages instantanés

Réagir aux messages

Pour chaque message reçu et envoyé, vous pouvez :

Ajouter une réaction avec un émoticône
Répondre directement au message
Définir un rappel
Copier le message formaté
Copier le lien direct du message
Marque le message comme non-lu, ce qui vous y ramènera la prochaine fois que vous entrerez dans la discussion
Transférer le message à quelqu'un pour entamer une discussion privée
Dans le cas d'un fichier joint, le visualiser dans l'application Fichiers

Réglage du rappel des messages

Vous pouvez définir des rappels pour des messages spécifiques et ainsi éviter de passer à côté d'une information importante.

Survolez le message pour lequel vous souhaitez paramétrer un rappel.
Aller dans le bouton d'action ....
Dans le menu déroulant choisir Définir un rappel et sélectionnez la date et l'horaire qui vous conviennent.

Envoyer un message sans notification

Avant d'envoyer votre message instantané vous pouvez choisir de ne pas notifier votre interlocuteur

Formater ses messages en Markdown

Vous pouvez améliorer le rendu de vos messages en utilisant la syntaxe Markdown, les éléments pris en charge sont les suivants :

les en-têtes de niveaux 1 à 6
les séparateurs
les styles gras, italique ou code en ligne
les listes à puces, numérotées ou des tâches
les citations

Discussion

Discuter autour d'un fichier

Partager un fichier dans une discussion

Il y a deux façons de partager un document dans une conversation.

Glissez-déposez directement le fichier dans la conversation.
Cliquez sur l'icône 📎 (trombone) à gauche de la zone d'écriture. Le menu déroulant propose :
- Envoyer de nouveaux fichiers → depuis votre ordinateur.
- Partager vos fichiers déjà stockés → depuis votre espace personnel sur Nextcloud.

Vous pouvez ajouter plusieurs fichiers en une seule fois et pouvez commenter l'envoi des fichiers en ajoutant un message.

Tous les membres de la discussion pourront voir, éditer ou télécharger le document, qu'ils soient inscrits sur l'instance ou qu'ils soient juste invités à la conversation.

Lier une discussion à un document

Dans l'application Fichiers, vous pouvez démarrer une discussion écrite ou vidéo depuis le volet de détails de chaque fichier même pendant son édition.

Ouvrez un document.
Cliquez sur le bouton d'actions en haut à droite ... de la page, dans le menu déroulant choisir Ouvrir le panneau latéral pour ouvrir le volet de détails.
Cliquer sur l'onglet 🗨️ Discussion interne.
Cliquez ensuite sur le bouton Rejoindre la conversation pour afficher un espace de discussion dédié.

⚠️ Si le fichier n'a pas été partagé avec une ou plusieurs personnes vous ne pourrez pas commencer la discussion.

Mail

Cette application permet de consulter ses courriels directement depuis l'interface de Nextcloud.

Mail

L'application

L'application ✉️ Mail, qui n'est pas installée par défaut mais qui est disponible dans le magasin d'applications, vous permet d'avoir un client de messagerie électronique simple et intégré. Elle communique avec d'autres applications de Nextcloud telles que Fichiers, Contacts ou Agenda par exemple.

Son organisation

Les liens, en haut du volet de navigation, permettent de :
- d'accéder à la rédaction d'un nouveau message grâce au bouton + Nouveau message
- de filtrer l'affichage en navigant dans les différents dossiers ou différents comptes de messagerie
Le lien, en bas du volet de navigation, permettent d'accéder aux paramètres dédiés de l'application, vous pourrez alors modifier l'affichage, ajouter un autre compte, etc.
Le champs de recherche ou le bouton d'accès aux recherches avancées vous permettent de retrouver des courriels spécifiques.
Cette liste vous permet de naviguer dans les derniers courriels reçus et sélectionner celui que vous souhaitez consulter.
Cette zone vous affiche l'objet du courriel, son émetteur et ses destinataires.
Cette zone vous affiche le corps du courriel avec tout son contenu et ses pièces jointes éventuelles.

Mail

Connecter un compte de messagerie

De manière automatique

Si vous utilisez une adresse courriel "propriétaire grand public" comme Gmail, Outlook, La Poste, Orange, Free, etc. vous pouvez utiliser la connexion automatique en remplissant les champs indiqués. L'application se chargera de remplir les paramètres de connexion aux serveurs entrants (IMAP) et sortants (SMTP).

De manière manuelle

Si vous avez un nom de domaine spécifique à votre collectif il faudra paramétrer les informations manuellement.

Dans cet exemple, nous utilisons les paramètres de connexion des serveurs entrants (IMAP) et sortants (SMTP) d'Ouvaton. Si vous êtes chez un autre hébergeur, il faudra récupérer ses informations pour pouvoir vous connecter.

Mail

Paramétrer l'application

Changer l'affichage

Cliquez sur Paramètres de Mail en bas du volet de navigation, dans la boîte de dialogue cliquez sur l'onglet Affichage et choisissez l'un des trois modes proposés :

Liste
Séparation verticale
Séparation horizontale

Ajouter un nouveau compte

Cliquez sur Paramètres de Mail en bas du volet de navigation, dans la boîte de dialogue cliquez sur l'onglet Création de compte puis cliquez sur le bouton + Ajouter un compte mail.

Puis suivez la même procédure que pour la partie 6.1 Connecter un compte de messagerie.

Trier l'affichage

Cliquez sur Paramètres de Mail en bas du volet de navigation, dans la boîte de dialogue cliquez sur l'onglet Trier puis choisissez le mode de tri que vous préférez :

Plus récent : affiche les courriels des plus récents aux plus anciens
Plus ancien : affiche les courriels des plus anciens aux plus récents

⚠️ Cette modification s'appliquera à tous vos comptes et boîtes aux lettres.

Mail

Gérer les comptes de messagerie

Paramètres des comptes de messagerie

Les paramètres peuvent être trouvés dans le bouton d'actions ... d'un compte de messagerie. Vous pouvez y modifier, ajouter ou supprimer des paramètres en fonction de vos besoins.

Ajouter une signature automatique

Allez dans les paramètres du compte grâce au bouton d'actions ..., dans la boîte de dialogue cliquez sur l'onglet Signature.

Dans le cadre d'une réponse, vous pouvez choisir de faire apparaître la signature au dessus de la réponse ou tout à la fin de votre message.

Vous pouvez définir une signature et la mettre en forme grâce à la barre de texte enrichi situé entre le contenu de la signature et le bouton ✓ Enregistrer la signature.

Paramétrer un répondeur automatique

Si vous devez vous absenter pour congés, arrêt ou autre motif vous pouvez le définir dans vos paramètres personnels, l'application Mail se référera automatiquement aux paramètres que vous définirez.

Boites de réception

Boîte prioritaire

La boîte de réception prioritaire comporte deux sections : Important et Divers.

Les messages sont automatiquement marqués comme importants en fonction de vos interactions avec les messages que vous avez déjà traités ou que vous avez marqués comme importants.

Au début, vous devrez peut-être modifier manuellement l'importance des messages qui le sont pour apprendre au système à fonctionner, mais il s'améliorera avec le temps.

Toutes les boîtes

Tous les messages de tous les comptes auxquels vous vous êtes connecté sont affichés par ordre chronologique.

Ajouter un dossier ou sous-dossier

Ouvrez le menu d'action d'un compte en cliquant sur le bouton d'actions ... situé sur sa droite quand vous survolez ou sélectionnez le compte choisi. Cliquez sur Créer un dossier. Pour créer un sous-dossier faites la même opération sur le dossier parent.

Mail

Gérer les messages reçus

Étiqueter ses courriels

Ajouter des étiquettes

Afin de vous organiser dans vos mails, en plus des dossiers que vous pouvez créer, vous avez la possibilité d'attribuer une ou plusieurs étiquettes à vos messages reçus.

Ouvrez le bouton d'actions ... d'un message reçu.
Cliquez sur Modifier les étiquettes.
Dans la boîte de dialogue, vous pouvez utiliser les étiquettes déjà existantes, les éditer ou en créer de nouvelles en cliquant sur le bouton Ajouter une étiquette.

Éditer des étiquettes

Vous avez la possibilité d'éditer le nom et la couleur des étiquettes existantes ou de celles que vous aurez créées. Lors de la création d'une étiquette, une couleur aléatoire est automatiquement choisie. Une fois qu'elle vous lui avez donné un nom, vous avez la possibilité de personnaliser sa couleur.

Cliquez sur le bouton d'actions ... d'une étiquette.
Sélectionnez Modifier le nom ou la couleur.
Cliquez sur la flèche → pour valider.

Supprimer des étiquettes

Vous pouvez aussi supprimer les étiquettes que vous avez créées précédemment.

Cliquez sur le bouton d'actions ... d'une étiquette.
Sélectionnez Modifier le nom ou la couleur.
Cliquez sur Supprimer l'étiquette.

Mettre ses courriels en attente

La mise en attente d'un message ou d'un fil de discussion le place dans un dossier dédié (Snoozed) jusqu'à ce que la date de mise en veille sélectionnée soit atteinte et que le message ou le fil de discussion soit replacé dans le dossier d'origine.

Ouvrez le bouton d'actions ... d'un message ou d'un fil de discussion.
Cliquez sur Mettre en attente.
Définissez la date et l'heure de fin de la suspension.

Programmer ses courriels

Vous avez la possibilité de rédiger vos messages mais de les envoyer à un autre moment.

Cliquez sur le bouton Nouveau message en haut à gauche de votre écran.
Renseignez les champs souhaitez : destinataire, objet, contenu du message, etc.
Cliquez sur le bouton d'actions ... dans la boîte de dialogue.
Cliquez sur Envoyer ultérieurement .
Choisissez la date et l'heure qui vous convient.

Créer un événement

Vous pouvez créer un événement directement depuis

Cliquez sur le bouton d'actions ... d'un message ou d'un fil de discussion.
Cliquez sur Plus d'actions... .
Cliquez sur Créer un événement .
Renseignez les champs dans la boîte de dialogue qui s'est ouverte : titre, dates et horaires de début et de fin, agenda concerné, description de l'événement.
Cliquez sur le bouton Créer pour valider.

⚠️ Le titre de l'événement et l'agenda sont renseignés automatiquement mais ils peuvent être modifiés tout de suite ou ultérieurement depuis l'application Agenda.

Créer une tâche

Vous pouvez créer un événement directement depuis

Cliquez sur le bouton d'actions ... d'un message ou d'un fil de discussion.
Cliquez sur Plus d'actions... .
Cliquez sur Créer une tâche .
Renseignez les champs dans la boîte de dialogue qui s'est ouverte : titre, dates de début et de fin, description de l'événement, gestionnaire de tâche concerné.
Cliquez sur le bouton Créer pour valider.

⚠️ Le titre de l'événement et l'agenda sont renseignés automatiquement mais ils peuvent être modifiés tout de suite ou ultérieurement depuis l'application Agenda.

Contacts

Cette application permet d'organiser ses contacts et partager ses carnets d'adresse.

Contacts

L'application

L'application 👥 Contacts, qui n'est pas installée par défaut mais qui est disponible dans le magasin d'applications, vous permet d'organiser vos contacts et de partager des carnets d'adresse avec des membres de votre collectif. Elle permet aussi de créer des Cercles, utiles pour organiser du travail collectif avec les autres applications de votre instance Nextcloud comme Fichiers, Mail ou Agenda par exemple.

Son organisation

Les liens, en haut du volet de navigation, permettent de :
- d'accéder à la création d'un nouveau contact grâce au bouton + Nouveau contact
- de filtrer l'affichage en navigant dans les différents groupes, carnets d'adresse, cercles
Le lien, en bas du volet de navigation, permettent d'accéder aux paramètres dédiés de l'application, vous pourrez alors modifier l'affichage ou gérer vos carnets d'adresses.
Le champs de recherche vous permettent de retrouver des contacts spécifiques.
Cette liste vous permet de naviguer dans vos contacts et sélectionner celui que vous souhaitez consulter. Ils sont rangés par ordre alphabétique.
Cette zone vous affiche l'identité de votre contact et vous donne l'accès à l'édition de sa fiche.
Cette zone vous affiche l'ensemble des informations renseignées au sujet de votre contact : courriel, téléphone, adresse, site web, carnets d'adresse, groupes, notes, etc.

📗 Pour simplifier la compréhension voici un glossaire des mots utilisés par l'application.

Contact = une entrée dans votre répertoire personnel, à renseigner à la main ou à importer depuis un autre logiciel.
Groupes de contacts = Un mode d'organisation de ses contacts personnels sous forme de liste de diffusion. Les groupes ne sont pas publics.
Carnet d'adresse = Un autre mode d'organisation de ses contacts, qui permet le partage de contacts avec d'autres utilisateurices.
Cercle = Un outil pour créer des groupes d'utilisateurices. Ils peuvent être privés ou publics. Les membres savent qu'ils sont dans un cercle, et le cercle apparaît dans leur propre liste de contacts.

Contacts

Gérer ses contacts personnels

Ajouter des contacts

Manuellement

Cliquez sur le bouton + Nouveau contact en haut du volet de navigation.
Dans la vue de l'application remplissez tous les champs que vous estimez nécessaires.
Cliquez sur le bouton ✓ Enregistrer quand vous avez terminé.

Par importation

Si vous ne souhaitez pas recréer tous vos contacts manuellement, vous pouvez importer vos répertoires issus d'autres logiciels et applications. Vous devez respecter le format dédié (.vcf) pour que cela soit pris en charge comme un fichiers vCard.

Cliquez sur le bouton Paramètres de Contacts en bas du volet de navigation.
Dans la fenêtre, cliquez sur l'onglet Carnets d'adresses puis sur le bouton Importer des contacts
Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le carnet d'adresse dans lequel importer les nouveaux contacts.
Cliquez sur Sélectionnez un fichier local pour importer un fichier depuis votre ordinateur, ou sur Importer depuis Fichiers pour choisir un fichier présent dans votre espace Nextcloud.

Modifier des contacts

Naviguez jusqu'au contact spécifique que vous souhaitez modifier.
Dans la vue de l'application, en haut à droite, cliquez sur le bouton Éditer.
Supprimez des champs existants ou renseignez des champs supplémentaires.
Si les champs proposés ne sont pas suffisants, cliquez sur le bouton Ajouter plus d'informations.
Cliquez sur le bouton Enregistrer quand vous avez terminé.

Les modifications ou suppressions que vous avez apportées à une information de contact sont appliquées immédiatement.

⚠️ Tous les contacts ne sont pas modifiables. Le carnet d'adresses du système ne vous permet pas de modifier les données d'un membre de votre instance, mais uniquement les vôtres.

Ajouter une image de contact

Naviguez jusqu'au contact spécifique que vous souhaitez modifier.
Dans la vue de l'application, en haut à droite, cliquez sur le bouton Éditer.
Cliquez sur l'icône "image".
Dans le menu choisissez la source de l'image à insérer.
Sélectionnez l'image souhaitée.
Dans la boîte de dialogue Recadrer la photo du contact effectuez les modifications de recadrage nécessaires, puis cliquez sur le bouton ✓ Enregistrer.

Si vous souhaitez en charger une nouvelle, la supprimer ou la télécharger, répétez l'opération.

Supprimer des contacts

Naviguez jusqu'au contact spécifique que vous souhaitez modifier.
Dans la vue de l'application, en haut à droite, cliquez sur le bouton Éditer.
Cliquez sur le bouton d'actions ... à droite du bouton ✓ Enregistrer.
Dans le menu cliquez sur Supprimer.

⚠️ Tous les contacts ne sont pas supprimables. Le carnet d'adresses du système ne vous permet pas de supprimer un membre de votre instance, mais uniquement vos contacts.

Contacts

Gérer ses carnets d'adresses

Créer un nouveau carnet d'adresses

En cliquant sur le bouton Paramètres de Contacts en bas du volet de navigation, vous accédez aux paramètres de l'application Contacts. Cette fenêtre affiche tous les carnets d'adresses disponibles, les options individuelles les concernant, et vous permet de créer de nouveaux carnets d'adresses.

Cliquez dans le champs Ajouter un nouveau carnet d'adresses.
Donnez un nom à ce carnet d'adresses.
Pour valider, cliquez sur la flèche → ou appuyez sur la touche Entrée ↲ de votre clavier.

Afficher ou masquer un carnet d'adresses

Vous pouvez choisir d'afficher ou non vos carnets d'adresses ou ceux partagés avec vous.

Cliquez sur le bouton Paramètres de Contacts en bas du volet de navigation.
Cliquez sur le bouton d'actions ... du carnet d'adresses à montrer ou cacher.
Cochez ou décochez la case Montrer en fonction de ce que vous souhaitez faire.

Partager un carnet d'adresses

Avec les membres de votre collectif

Vous pouvez partager un carnet d'adresse à une ou plusieurs personnes ou groupes.

Cliquez sur l'icône "Fédérer" (trois ronds reliés entre eux).
Cliquez dans le champs Partager avec des utilisateurs puis tapez le nom des membres ou groupes de votre collectif avec qui vous voulez partager le carnet.
Accordez ou non l'autorisation de modifier le carnet d'adresses, ou révoquez le partage.

Avec l'extérieur

Il n'est pas possible de partager directement un carnet d'adresses avec l'extérieur, mais vous pouvez le télécharger (format .vcf) et ensuite le transmettre par le moyen de votre choix.

Cliquez sur le bouton d'actions ... du carnet d'adresses à partager.
Choisissez Télécharger dans le menu déroulant.
Envoyez le fichier de la manière qu'il vous convient.

Contacts

Gérer ses cercles

Créer un cercle

Un cercle sert à grouper des utilisateurices de votre instance Nextcloud, dans l'idée de partager un agenda, des contacts, une discussion, des notes, une liste de tâches et des fichiers, etc. Autrement dit, à organiser du travail collectif.

Cliquez sur le bouton + de la section Cercles dans le volet de navigation.
Une boîte de dialogue apparaît. Donnez un nom au cercle et cliquez sur Créer un cercle.
Remplissez les champs d'informations de votre cercle.
Cliquez sur le bouton Ajouter des membres dans la vue principale au dessus de la liste des utilisateurs.
Une boîte de dialogue apparaît. Commencez à taper le nom de membres à ajouter dans le champ de saisie et cliquez dessus pour les sélectionner.

Gérer les rôles

Quand vous créez un Cercle, vous en êtes automatiquement propriétaire.

Vous pouvez accorder différents droits aux autres membres de la discussion en cliquant sur le bouton d'actions ... à droite de leur nom, dans la liste des membres.

Modérateur : donne l'autorisation d'ajouter et de supprimer des membres du cercle.
Administrateur : donne l'autorisation de modifier les paramètres et d'ajouter et supprimer des membres et des modérateurices du cercle.
Promouvoir en tant que seul propriétaire : remplace le ou la propriétaire actuelle, donne l'autorisation de supprimer le cercle, de modifier les paramètres et d'ajouter et supprimer des membres, des modérateurices et des administrateurices du cercle.

Définir les paramètres

Un cercle peut être public ou privé selon le degré de visibilité que vous lui accordez. Les réglages se font dans la vue principale.

Tout le monde peut demander à adhérer : le cercle est ouvert à tous·tes les utilisateurices.
Les membres doivent accepter les invitations : ajouter un⋅e membre déclenche l'envoi d'une invitation qui doit être acceptée par le ou la destinataire.
Les adhésions doivent être confirmées/acceptées par un Modérateur : les utilisateurices doivent faire une demande pour devenir membre. Un bouton Demander à rejoindre s'affichera dans la vue principale d'un cercle public. La demande doit être acceptée par un ou une modérateurice du cercle. Elle apparaît dans les notifications.

⚠️ Cette condition nécessite d'avoir aussi coché "Tout le monde peut demander l'adhésion".

Les membres peuvent aussi inviter : les membres ont la possibilité d'inviter d'autres utilisateurices dans le Cercle (sans passer par un ou une modérateurice).
Visible à tous : le cercle apparaît dans la liste de contacts de tous⋅tes les utilisateurices, ainsi que dans la fonction recherche. Si la case est décochée, seuls les membres du cercle le verront apparaître dans leur liste.

Agenda

Cette application permet d'organiser ses rendez-vous et événements.

Agenda

L'application

L'application 🗓️ Agenda, qui n'est pas installée par défaut mais qui est disponible dans le magasin d'applications, vous permet d'organiser vos rendez-vous et événements et de les partager avec d'autres personnes en interne ou à l'extérieur. Elle peut intégrer les tâches des applications Deck ou Tâches.

Son organisation

Les liens, en haut du volet de navigation, permettent de :
- de naviguer d'une période à l'autre (jour, semaine, mois, année) selon l'affichage choisi,
- d'accéder à la création d'un nouvel événement grâce au bouton + Événement,
- de retrouver l'affichage du jour grâce au bouton Auj.,
- de changer le mode d'affichage de la vue principale grâce au bouton situé à droite du bouton Auj..
La liste des agendas auxquels vous avez accès, les vôtres et ceux qui vous sont partagés.
Les liens, en bas du volet de navigation, permettent d'accéder :
- à la corbeille et ainsi pouvoir restaurer des événements supprimés récemment (< 30 jours),
- aux paramètres dédiés de l'application, vous pourrez alors modifier l'affichage ou gérer vos carnets d'adresses.
Les événements sont affichés dans la vue principale.
Le volet des détails avancés d'un événement.

Agenda

Gérer ses agendas

Ajouter un agenda

Manuellement

Cliquez sur le lien grisé + Nouvel agenda dans le volet de navigation.
Dans le menu, cliquez sur Nouvel agenda.
Saisissez un nom pour votre nouvel agenda, par exemple "Travail", "Maison" ou "Réservation utilitaire".
Pour valider, cliquez sur la flèche → ou la touche Entrée ↲ de votre clavier.

Nouvel agenda : pour ajouter un agenda.
Nouvel agenda avec liste de tâches : pour créer un agenda en lien avec l'application Tâches.
Nouvel abonnement par lien : pour intégrer un agenda public dans la liste des agendas.
Ajouter un calendrier des jours fériés : pour intégrer les jours fériés du pays souhaité, attention tous les pays ne sont pas référencés.

Par abonnement

Cliquez sur le lien grisé + Nouvel agenda dans le volet de navigation.
Dans le menu, cliquez sur Nouvel abonnement par lien.
Renseignez le lien public qui vous a été transmis ou que vous avez récupéré.
Pour valider, cliquez sur la flèche →.

Par importation

Si vous souhaitez transférer votre calendrier et ses événements respectifs vers votre instance Nextcloud, l'importation est la meilleure façon de le faire.

Cliquez sur le bouton Paramètres de Agenda en bas du volet de navigation
Cliquez sur Importer un agenda.
Sélectionnez un ou plusieurs fichiers de calendrier sur votre ordinateur (fichiers avec l'extension .ics) et cliquez sur Ouvrir.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, choisissez dans quel agenda vous souhaitez l'importer
- Vous pouvez ajouter l'agenda à un agenda déjà existant, par défaut il propose Personnel.
- Ou le conserver à part en cliquant sur Nouvel agenda, il pourra être renommé automatique ou manuellement.
Cliquez sur le bouton Importer un agenda.

⚠️ Cette action permet de créer une copie, mais pas de synchroniser des agendas. Toute nouvelle action sur l'agenda d'origine ne sera donc pas reportée sur l'agenda importé et inversement.

Afficher ou masquer un agenda

Les agendas apparaissent tous dans la même vue, chacun avec leur couleur associée. Vous pouvez désactiver l'affichage de chaque agenda individuellement en cliquant sur sa pastille de couleur, à gauche du nom, dans la liste. L'intérieur de la pastille devient transparent mais le contour garde la couleur de la pastille.

Modifier un agenda

Cliquez sur le bouton édition ✎ à droite de l'agenda.
Dans la boîte de dialogue éditez le nom attribué.
Cliquez sur la pastille de couleur, choisissez l'une des couleurs proposées ou cliquez sur le bouton d'action ... pour personnaliser une couleur et sur le bouton Choisir.
Cliquez le bouton ✓ Enregistrer pour valider toutes vos modifications.

Exporter un agenda

Cliquez sur le bouton édition ✎ à droite de l'agenda.
Dans la boîte de dialogue cliquez sur le bouton Exporter .
Enregistrez le fichier au format .ics sur votre ordinateur.

Supprimer un agenda

Cliquez sur le bouton ✎ à droite de l'agenda.
Dans la boîte de dialogue cliquez sur le bouton Supprimer .
L'agenda supprimé apparaîtra barré dans la liste des agendas, vous aurez quelques secondes pour annuler la manipulation. Si nécessaire, cliquez sur le bouton ↶ à droite de l'agenda barré.

Agenda

Partager un agenda

Partager en interne

Vous pouvez partager votre agenda avec d'autres utilisateurices ou groupes de votre collectif.

Cliquez sur le bouton édition ✎ à droite de l'agenda.
Renseignez le nom des utilisateurices ou groupes dans le champs dédié de la boîte de dialogue.
Autorisez ou non l'utilisateurice ou groupe à modifier l'agenda (création, modification, suppression d'événements) en cochant la case ☐ peut modifier . Si la case n'est pas cochée, seule la consultation de l'agenda est possible.
Cliquez le bouton ✓ Enregistrer pour valider toutes vos modifications.

Vous pouvez arrêter de partager l'agenda en cliquant sur la corbeille en bout de ligne de chaque utilisateurice ou groupe.

Éditer un agenda partagé avec vous

Les agendas partagés avec vous apparaissent dans la liste au même niveau que les vôtres. Ils se distinguent par la présence de l'avatar ou les initiales de leur propriétaire à la place du bouton édition ✎ .

Pour une meilleure lisibilité vous pouvez renommer l'agenda qui est partagé avec vous ou changer la couleur de sa pastille :

Cliquez sur le bouton d'actions ... à droite de l'agenda qui apparaît au survol de la pastille.
Dans le menu déroulant, cliquez sur ✎ Éditer l'agenda.
Dans la boîte de dialogue éditez le nom attribué ou modifiez la couleur de la pastille.
Cliquez sur le bouton ✓ Enregistrer pour valider toutes vos modifications.

Quitter un agenda partagé avec vous

Les partages de calendrier ne peuvent actuellement pas être acceptés ou rejetés. Si vous souhaitez ne plus voir l'agenda que quelqu'un a partagé avec vous :

Cliquez sur le bouton d'actions ... à droite de l'agenda qui apparaît au survol de la pastille.
Dans le menu déroulant, cliquez sur ✎ Éditer l'agenda.
Dans la boîte de dialogue, cliquez sur ✕ Quitter ce partage

Publier à l'externe

Les agendas peuvent être publiés par le biais d'un lien public afin de les rendre consultables (en lecture seule) par des utilisateurices externes.

Cliquez sur le bouton édition ✎ à droite de l'agenda.
Cliquez sur le bouton + à droite de Lien de partage.
Cliquez sur le bouton "Presse-papier" pour copier le lien.
Ou cliquez sur le bouton d'actions ... et choisissez l'option que vous préférez dans le menu déroulant.
Diffusez de la manière que vous préférez.

Le lien d'inscription permet aux utilisateurices d'intégrer l'agenda à leur instance Nextcloud (en s'abonnant) ou de télécharger l'agenda au format .ics s'ils n'ont pas d'instance Nextcloud.

Le code d'intégration fournit un iframe HTML pour intégrer votre calendrier dans des pages publiques. Les utilisateurices peuvent obtenir le lien d'abonnement au calendrier et exporter directement l'ensemble du calendrier.

Agenda

Gérer ses événements

Ajouter un nouvel événement

Pour créer un événement, cliquez sur le bouton + Événement ou, selon la vue choisie (jour, semaine, mois, années), cliquez sur le jour ou le créneau horaire souhaité dans la vue principale.

Une boîte de dialogue apparaît, vous pouvez y indiquer :

L'agenda auquel associer le nouvel événement
Le titre de l'événement
Les dates / heures de début et de fin et le fuseau horaire. Par défaut, la durée de l'événement est de 30 minutes pour la vue jour et semaine et d'une journée pour la vue mois et année. Dans ce cas, décocher ☑ Journée entière pour pouvoir modifier les heures de début et de fin.
Le lieu
La description

Si ces options suffisent, cliquez sur le bouton ✓ Enregistrer.

Options avancées

Pour afficher plus d'options, cliquez sur le bouton Plus de détails. La volet de détails s'ouvre à droite.

Onglet Détails

Statut de l'événement : confirmé, provisoire ou annuler.
Visibilité de l'événement dans les agendas partagés : afficher l'événement entier, afficher seulement comme occupé, masquer l'événement.
Prise en compte dans le calcul des disponibilités : occupé, libre.
Catégories : en rechercher ou en ajouter.
Couleur : personnaliser la couleur.
Prévoir un rappel : préciser la périodicité du rappel, le jour, 1 jour avant, 2 jours avant, 1 semaine avant. Pour modifier l'heure cliquez sur le bouton d'actions ..., dans le menu déroulant choisir Modifier le rappel.
Configurer une récurrence : jamais, jour, semaine, mois ou année.
Ajouter une pièce jointe : depuis votre espace Nextcloud ou depuis votre ordinateur.

Onglet Participants

Utilisez le champ de saisie pour rechercher dans l'annuaire ou dans vos contacts privés le nom des participant⋅es à ajouter. Un email d'invitation est automatiquement envoyé. Par la suite, en cliquant sur le menu d'action associé à chaque nom, vous pouvez :

Modifiez le statut de chaque participant⋅e (Président, Participant obligatoire, Participant facultatif, Ne participe pas) voire le ou la supprimer de la liste.
Ajoutez un lien vers l'application Discussion dans le lieu de l'événement en cliquant sur le bouton Créer une salle de discussion pour cet événement
En cas de besoin, vous pouvez chercher le créneau le plus adapté à tous et toutes en cliquant sur le bouton Trouver une heure.

Onglet Ressources

Comme pour les participants, vous pouvez ajouter des salles et des ressources à vos événements. Le système s'assurera que chaque salle et ressource soit réservée sans conflit. Dès qu'un utilisateur ajoute une salle ou une ressource à un événement, celle-ci n'est plus considérée disponible. Si d'autres événements ont lieu à des heures qui se chevauchent, la salle ou la ressource apparaîtra comme refusée.

⚠️ Il est nécessaire que les ressources et lieux soient paramétrés en amont pour pouvoir les sélectionner dans la liste. La méthode pour l'instant n'est pas simple et demande d'installer une application supplémentaire et de renseigner des commandes OCC. Les autres champs sont accessibles.

Il est possible de spécifier un nombre de places assises, ce qui peut être utile en cas d'utilisation d'une salle ou d'un véhicule avec nombre limité de places.

Vous pouvez aussi préciser le type de salle (réunion, lecture, séminaire, autres).

Modifier un événement

Cliquez sur l'événement concerné.
Vous pouvez modifier les informations de base en cliquant sur le bouton ✎ Modifier
ou modifier tous les détails de l'événement et ouvrir le volet latéral en cliquant sur le bouton Plus de détails.
Cliquez sur le bouton ✓ Mettre à jour pour valider vos modifications. Pour les annuler, cliquez sur l'icône de fermeture ✕ en haut à droite de la boîte de dialogue ou du volet de détails.

Exporter un événement

Cliquez sur l'événement concerné.
Cliquez sur le bouton d'actions ... de la boîte de dialogue ou du volet latéral.
Cliquez sur Exporter dans le menu déroulant.
Enregistrez le fichier au format .ics.
Fermez la boite de dialogue.

Dupliquer un événement

Cliquez sur l'événement concerné.
Cliquez sur le bouton d'actions ... de la boîte de dialogue ou du volet latéral si vous êtes dans la vue détaillée.
Cliquez sur Dupliquer dans le menu déroulant.
Modifier les informations nécessaires.
Cliquez sur le bouton ✓ Enregistrer pour valider vos modifications.

Supprimer un événement

Cliquez sur l'événement concerné.
Cliquez sur le bouton d'actions ... de la boîte de dialogue ou du volet latéral si vous êtes dans la vue détaillée.
Cliquez sur Supprimer dans le menu déroulant.

Agenda

Gérer ses rendez-vous

Définir des créneaux de rendez-vous

Vous pouvez faciliter la prise de rendez-vous avec les personnes extérieures à votre collectif en proposant des créneaux disponibles.

Cliquez sur le bouton + à droite de Rendez-vous dans le volet de navigation.
Dans la boîte dialogue, renseignez tous les champs que vous estimez nécessaires.

Informations de base

Nom du rendez-vous : le nom que vous souhaitez donner au type de créneaux proposés (ex : rdv, déjeuner, etc.).
Lieu : le lieu de ces rendez-vous (ex : votre bureau, un espace de coworking, etc.).
Description : les détails du type de créneaux proposés (ex : les modalités, les jours s'ils sont fixes, etc.).

Paramétrages de base

Agenda : l'agenda concerné par les créneaux proposés.
Visibilité : en public le rdv est rendu visible dans l'agenda concerné, en privé seulement aux personnes recevant l'URL "secrète".
Durée : la durée du rendez-vous est à définir en minutes.
Incrémentation : l'incrément est le récurrence à laquelle les créneaux possibles sont disponibles. Par exemple, vous pouvez avoir des créneaux d'une heure, mais vous les distribuez par tranches de 30 minutes, de sorte qu'une personne puisse réserver à 9h00, mais aussi à 9h30.
Agendas supplémentaires à vérifier pour les conflits : si vous avez d'autres agendas n'hésitez pas à les ajouter, ainsi vous éviterez d'avoir deux événements au même moment.

⚠️ Les créneaux de rendez-vous ne peuvent être créés que sur des agendas dont vous êtes propriétaires. Donc seuls les créneaux qui n'entrent pas en conflit avec des événements existants dans vos agendas seront affichés.

Paramétrages avancés

Vous pourrez préciser à quel moment de la semaine il est possible de prendre rendez-vous. Il peut s'agir de vos horaires de travail, mais aussi de tout autres horaires personnalisés.

Certains rendez-vous nécessitent un temps de préparation, vous pouvez alors préciser du temps avant et/ou après afin de vous laisser de la disponibilité. Seuls les créneaux qui n'entrent pas en conflit avec d'autres événements pendant le temps de préparation seront visibles.

Vous pouvez aussi spécifiez un temps minimal après chaque rendez-vous (ex : faire un compte-rendu, mettre à jour des notes, etc.).

Vous pouvez préciser le nombre de créneaux maximal par jour cela vous permet de limiter le nombre de rendez-vous susceptibles d'être pris.

Les prises de rendez-vous

La page de prise de rendez-vous indique le titre, le lieu, la description et un calendrier. Pour un jour donné, une liste de tous les créneaux horaires possibles s'affiche. La liste peut apparaître vide si :

s'il n'y a plus créneaux disponibles,
s'il y a trop de conflits entre les événements déjà existants et les paramètres définis,
si la limite quotidienne de rendez-vous est atteinte.

Pour prendre rdv la personne sélectionne un jour et un créneau. Un boîte de dialogue s'ouvre avec

à gauche, les informations du créneau choisi,
à droite un formulaire de demande.

Pour réserver le créneau créneau choisit elle doit préciser son nom et son adresse électronique et peut, si elle le souhaite, ajouter un commentaire. Elle doit valider en cliquant sur le bouton Réserver le créneau.

Lorsque la réservation du créneau a été effectuée avec succès, la personne doit voir s'afficher une confirmation.

Pour vérifier que l'adresse électronique de la personne soit valide, un message de confirmation lui est envoyé.

Ce n'est qu'une fois que la personne aura cliqué sur le lien de confirmation Confirmer figurant dans le courriel que le rendez-vous sera accepté. Elle recevra un autre courriel confirmant les détails de son rendez-vous.

Si un créneau n'a pas été confirmé, il apparaîtra toujours comme disponible. Une deuxième personne pourra choisir le même créneau et le confirmer. Lorsque la première personne voudra confirmer le rendez-vous elle aura un message lui indiquant que le créneau n'est plus disponible, elle sera alors invitée à choisir un nouveau créneau.

Vérifier les créneaux réservés

Lorsque le créneau a été confirmé par la personne ayant fait la demande, l'événement apparaît dans votre agenda ou dans l'agenda qui aura été défini. Cliquez sur l'événement pour consulter tous les détails de l'événement (le lieu, la description, participants, etc.).

Notes

Cette application permet de gérer ses notes.

Notes

L'application

L'application ✏️ Notes, qui n'est pas installée par défaut mais qui est disponible dans le magasin d'applications, vous permet de prendre des notes simplement. Elle supporte le format Markdown pour la mise en page.

Son organisation

Les liens, en haut du volet de navigation, permettent de :
- d'accéder à la création d'une nouvelle note grâce au bouton + Nouvelle note,
- de filtrer l'affichage en navigant dans les différentes catégories.
Le lien, en bas du volet de navigation, permettent d'accéder aux paramètres dédiés de l'application, vous pourrez alors modifier l'emplacement des notes ou l'extension des fichiers par exemple.
Cette liste vous permet de naviguer dans vos notes et sélectionner celle que vous souhaitez consulter. Elles sont rangées par ordre chronologique, les dernières notes créées ou modifiées sont affichées en tête de liste.
Le champs de recherche vous permettent de retrouver des notes spécifiques.
Cette zone vous affiche le contenu de la note et vous permet de l'éditer.

Notes

Gérer ses notes

Créer une note

Cliquez sur le bouton + Nouvelle note en haut du volet de navigation.
Dans la vue de l'application vous pouvez commencer à noter ce que vous voulez.

Renommer une note

Dans la liste sélectionnez la note voulue.
Cliquez sur le bouton d'actions ....
Dans le menu déroulant, cliquez sur Renommer.
Modifiez le nom dans le champs.
Pour valider, cliquez sur la flèche → ou appuyez sur la touche Entrée ↲ de votre clavier.

Attribuer une catégorie

Pour mieux vous organiser vous pouvez ranger vos notes par catégories. Par défaut, Nextcloud les range dans un dossier nommé Non catégorisé.

Dans la liste sélectionnez la note voulue.
Cliquez sur le bouton d'actions ....
Dans le menu déroulant, cliquez sur Non catégorisé.
Modifiez le nom dans le champs ou choisissez la catégorie voulue dans la liste déroulante.
Pour valider, appuyez sur la touche Entrée ↲ de votre clavier.

Supprimer des notes

Dans la liste sélectionnez la note voulue.
Cliquez sur le bouton d'actions ....
Dans le menu déroulant, cliquez sur Supprimer la note.

Notes

Partager ses notes

Partager en interne

Pour partager une note avec une autre personne de votre collectif qui a un compte sur votre instance Nextcloud :

Dans la liste sélectionnez la note voulue.
Cliquez sur le bouton d'actions ....
Dans le menu déroulant, cliquez sur Partager.
Cliquez sur l'onglet Partage dans le volet de détails qui s'est affiché à droite.
Renseignez des membres ou groupes de votre collectif en écrivant dans le champ de saisie.
Validez en cliquant sur le bouton Enregistrer le partage.

Partager en externe

Pour partager une note avec avec une personne extérieure de votre collectif :

Dans la liste sélectionnez la note voulue.
Cliquez sur le bouton d'actions ....
Dans le menu déroulant, cliquez sur Partager.
Cliquez sur l'onglet Partage dans le volet de détails qui s'est affiché à droite.
Cliquez sur le + à droite de Lien de partage, le lien public s'enregistre par défaut dans votre presse-papier.
Envoyez le lien copié.

Deck

Cette application permet de gérer, d'organiser ses tâches ou projets (méthode Kanban).

Deck

L'application

L'application 📥 Deck, qui n'est pas installée par défaut mais qui est disponible dans le magasin d'applications, est un outil de gestion de projet de type Kanban (un tableau avec des colonnes et des post-it c'est peut-être plus parlant). Elle vous permet d'organiser vos tâches ou vos projets sous forme de cartes, de les catégoriser, de les attribuer ou encore de leur associer des fichiers.

Son organisation

Les liens, en haut du volet de navigation, permettent de :

de consulter les cartes qui doivent être réalisées grâce au bouton Prochaines cartes,
de filtrer l'affichage en navigant dans les différents tableaux, les vôtres ou ceux partagés avec vous,
de créer de nouveaux tableaux.

Le lien, en bas du volet de navigation, permettent d'accéder aux paramètres dédiés de l'application.
Le bouton + vous permet d'ajouter une carte à l'un de vos tableaux.
Le champs de recherche vous permettent de retrouver des cartes spécifiques.
Cette zone vous permet de naviguer dans vos cartes et sélectionner celle que vous souhaitez consulter ou modifier.

📗 Pour simplifier la compréhension voici un glossaire des mots utilisés par l'application.

Tableau = Un projet.
Liste = Une colonne du tableau.
Carte = Une tâche ou ensemble de tâches à faire.

Deck

Gérer ses tableaux

Créer un nouveau tableau

Cliquez sur le lien + Ajouter un tableau dans le volet de navigation.
Renseignez un nom dans le champs de saisie.
Attribuez-lui une couleur si celle par défaut ne vous convient pas.
Pour valider, cliquez sur la flèche → ou la touche Entrée ↲ de votre clavier.

Paramétrer un tableau

Créer une nouvelle liste

Cliquez sur le lien + situé à droite du champs de recherche.
Renseignez un nom dans le champs de saisie.
Pour valider, cliquez sur la flèche → ou la touche Entrée ↲ de votre clavier.

Renommer une liste

Cliquez sur le titre de la liste.
Renommez le titre dans le champs de saisie.
Pour valider, cliquez sur la flèche → ou la touche Entrée ↲ de votre clavier.

Réordonner les listes

Cliquez sur une liste et glissez-la à l'endroit souhaité.

Supprimer une liste

Cliquez sur le bouton d'actions ... d'une liste.
Dans le menu déroulant cliquez sur Supprimer la liste.

Créer des étiquettes

Ouvrez le volet de détails en cliquant sur l'icône en haut à droite de la vue.
Cliquez sur l'onglet Étiquettes.
Renommez les étiquettes par défaut en cliquant sur le bouton édition ✏️.
Supprimez-les en cliquant sur le bouton suppression 🗑️.
Ajoutez-en en cliquant sur le bouton + Ajouter une nouvelle étiquette.

Partager un tableau

Cela vous permettra d'assigner des utilisateurs aux cartes.

Ouvrez le volet de détails en cliquant sur l'icône en haut à droite de la vue.
Cliquez sur l'onglet Partage.
Renseignez les utilisateurs, membres de votre collectifs, avec lesquels vous souhaitez le partager.

Attribuer des droits aux utilisateurs d'un tableau

Par défaut, les utilisateurs avec qui vous partagez un tableau peuvent seulement consulter les cartes. Selon les droits que vous leur attribuez, ils pourront également créer des cartes et vous assigner dessus :

Peut modifier : l'utilisateur peut consulter et modifier les cartes du tableau.
Peut partager : l'utilisateur peut consulter et modifier les cartes du tableau et il peut aussi partager le tableau à d'autres utilisateurs.
Peut gérer : l'utilisateur à tous les droits sur le tableau.
Propriétaire : permet de transférer la propriété d'un tableau à un autre utilisateur.

Exporter un tableau

Permet d'exporter le tableau au format .csv et ainsi pouvoir l'ouvrir avec d'autres applications ou logiciels compatibles.

Cliquez sur le bouton d'actions ... situé à droite du tableau sélectionné.
Dans le menu contextuel cliquez sur Exporter le tableau.
Enregistrez le fichier dans le dossier voulu de votre ordinateur.

Supprimer un tableau

Cliquez sur le bouton d'actions ... situé à droite du tableau sélectionné.
Dans le menu contextuel cliquez sur Supprimer le tableau.
Dans la boite de dialogue qui s'ouvre validez en cliquant sur le bouton rouge Supprimer.

Deck

Gérer ses cartes

Créer une carte

Cliquez sur le bouton + à droite de la liste dans laquelle vous souhaitez ajouter une carte.
Renseignez le nom de la carte dans le champs de saisie.
Pour valider, cliquez sur la flèche → ou la touche Entrée ↲ de votre clavier.

Associer une étiquettes

Ouvrez une carte en cliquant dessus.
Cliquez sur l'onglet Détails.
Dans le champs de saisie Étiquettes sélectionnez la ou les étiquettes souhaitées. Une coche s'affiche devant les étiquettes sélectionnées.
Fermez la carte pour valider les modifications.

Affecter un utilisateur

Ouvrez une carte en cliquant dessus.
Cliquez sur l'onglet Détails.
Dans le champs de saisie Utilisateurs sélectionnez le ou les utilisateurs concernés. Une coche s'affiche devant les utilisateurs sélectionnées.
Fermez la carte pour valider les modifications.

Ajouter une date d'échéance

Ouvrez une carte en cliquant dessus.
Cliquez sur l'onglet Détails.
Cliquez sur le bouton + Ajouter une date d'échéance.
Dans le menu contextuel choisissez une proposition ou cliquez sur + Sélectionner une date.
Dans le champs de saisie Date tapez manuellement les date et heure d'échéance, ou cliquez sur l'icone pour afficher le calendrier et choisissez une date et un horaire dans la boite de dialogue.
Fermez la carte pour valider les modifications.

Ajouter une pièce jointe

Ouvrez une carte en cliquant dessus.
Cliquez sur l'onglet Pièces jointes.
Cliquez sur le bouton Téléverser de nouveaux fichiers pour joindre un fichier stocké localement ou sur le bouton Choisir depuis Fichiers si le fichier est stocké sur votre instance Nextcloud.
Fermez la carte pour valider les modifications.

Déplacer une carte

Cliquez sur une carte et glissez-la dans la liste souhaitée.

Archiver la carte

Cliquez sur le bouton d'actions ... d'une carte.
Dans le menu déroulant, cliquez sur Archiver la carte.

Pour afficher les cartes archivées cliquez sur le bouton d'actions ... du tableau, en haut à droite de la vue. Dans le menu contextuel cliquez sur Afficher les cartes archivées.

Supprimer la carte

Cliquez sur le bouton d'actions ... d'une carte.
Dans le menu déroulant, cliquez sur Supprimer la carte.

Collectif

Cette application est une forme de wiki, il est possible de travailler à plusieurs sur des documents partagés.

Collectif

L'application

L'application ⭐ Collectifs, qui n'est pas installée par défaut mais qui est disponible dans le magasin d'applications, permet de créer des groupes de travail autour de documents partagés, éditables en commun. Elle supporte le format Markdown pour la mise en page.

Organisation de l'application

Les liens, en haut du volet de navigation, permettent de sélectionner un collectif. Le bouton + Nouveau collectif permet de créer un nouveau collectif.
Le lien, en bas du volet de navigation, permettent d'accéder aux paramètres dédiés de l'application, vous pourrez alors définir le dossier dans lequel seront rangés tous les collectifs.
Cette liste vous permet de naviguer dans les pages de votre collectif et sélectionner celle que vous souhaitez consulter. Elles peuvent être triées par ordre personnalisé, par date de dernière modification ou par ordre alphanumérique.
Cette zone vous affiche le contenu de la page sélectionnée et vous permet de l'éditer.
Ce bouton vous permet d'afficher le volet de détails.

Collectif

Gérer ses collectifs

Créer un nouveau collectif

Cliquez sur le lien + Nouveau collectif dans le volet de navigation.
Dans la boite de dialogue, renseignez un nom dans le champs de saisie et attribuez-lui un émoticône.
Cliquez sur le bouton Ajouter des membres.
Choisissez les personnes avec qui vous souhaitez collaborer.
Pour valider, cliquez sur le bouton Créer ou Créer sans membres.

Gérer les membres du collectif

Cliquez sur le bouton d'actions ... situé à droite du collectif sélectionné.
Dans le menu déroulant, cliquez sur Gérer les membres.
Dans la boîte de dialogue, recherchez des personnes ou groupes à ajouter.
Vous pouvez cliquer sur le bouton d'action ... à droite d'un membre pour le retirer du collectif.

Attribuer des droits aux utilisateurs d'un collectif

Par défaut, les membres avec qui vous partagez un collectif peuvent seulement consulter et éditer les pages. Selon les droits que vous leur attribuez, ils pourront également gérer le collectif :

Promouvoir comme administrateur : l'utilisateur à tous les droits sur le collectif.
Promouvoir comme modérateur : l'utilisateur ne peut ni gérer les membres d'un collectif, ni le supprimer.

Partager un collectif

Cliquez sur le bouton d'actions ... situé à droite du collectif sélectionné.
Dans le menu contextuel cliquez sur Lien de partage.
Dans le volet de détails vous pouvez paramétrer le ou les liens de partage.

Exporter ou imprimer un collectif

Permet d'exporter le collectif en pdf ou document imprimable.

Cliquez sur le bouton d'actions ... situé à droite du collectif sélectionné.
Dans le menu contextuel cliquez sur Exporter ou imprimer.
Enregistrez le fichier dans le dossier voulu de votre ordinateur.

Quitter un collectif

Cliquez sur le bouton d'actions ... situé à droite du collectif sélectionné.
Dans le menu contextuel cliquez sur Quitter le collectif.

En cas de fausse manipulation vous avez quelques secondes pour annuler en cliquant sur le bouton Rétablir dans la notification qui apparaît en haut à droite de la vue principale.

Supprimer un collectif

Cliquez sur le bouton d'actions ... situé à droite du collectif sélectionné.
Dans le menu contextuel cliquez sur Paramètres.
Dans la boite de dialogue qui s'ouvre cliquez sur le lien Zone de danger puis cliquez sur le bouton rouge Supprimer le collectif.

Collectif

Gérer ses pages

L'ensemble des pages créées se retrouve dans un dossier "Collectifs" dans l'application Fichiers, organisées en dossiers, sous-dossiers et fichiers (textes, images, vidéos, etc.).

Ajouter une page ou sous-page

Chaque page a son propre bouton + qui permet de créer une arborescence ce qui permet de faciliter l'organisation du travail.

Cliquez sur le bouton + situé à droite du collectif ou d'une page sélectionné·e. Une nouvelle page apparaît dans la liste.
Nommez la page dans le champ de saisie "Titre" en haut de la vue principale. L'enregistrement est automatique.
Vous pouvez ajoutez un émoticône si vous le souhaitez.

Organiser ses pages

Il existe trois modes de tri des pages :

Ordre personnalisé : mode par défaut, vous pouvez réorganiser les pages comme vous voulez par simple "cliquer-glisser".
Date de modification : les pages les plus récemment modifiées seront en tête de liste.
Titre : les pages sont triées par ordre alphanumérique, d'abord les chiffres puis ensuite les lettres.

Éditer une page

Dans la liste, cliquez sur la page que vous souhaitez éditer.
Cliquez sur le bouton bleu ✏️ Editer à droite du titre, en haut de la vue principale.
L'enregistrement est automatique. Vous pouvez vérifier en regardant la coche dans la barre de l'éditeur :
- ✓ avec un point bleu : ce n'est pas encore enregistré. Cliquez dessus pour enregistrer manuellement.
- ✓ sans le point : c'est enregistré.
Quand vous avez terminé l'édition de la page, cliquez sur le bouton bleu ✓ Terminé à droite du titre.

Supprimer ou restaurer des pages

Cliquez sur le bouton d'actions ... situé à droite de la page sélectionnée.
Dans le menu déroulant, cliquez sur Supprimer la page.

Si vous souhaitez restaurer une page supprimée par erreur :

Cliquez sur le bouton Pages supprimées situé en bas de la liste des pages.
Dans la boîte de dialogue cliquez sur le bouton Restaurer de la page concernée.

Si vous souhaitez supprimer définitivement une page :

Cliquez sur le bouton Pages supprimées situé en bas de la liste des pages.
Dans la boîte de dialogue cliquez sur le bouton d'actions ... de la page concernée.
Dans le menu déroulant, cliquez sur Supprimer définitivement.

Sondages

Cette application permet de créer des sondages simples de type texte ou date.

Sondages

L'application

L'application 📊 Sondages, qui n'est pas installée par défaut mais qui est disponible dans le magasin d'applications, permet de créer des sondages simples et personnalisables de type texte ou date. Elle supporte le format Markdown pour la mise en page de la description.

Son organisation

Les liens, en haut du volet de navigation, permettent de :
- d'accéder à la création d'un nouveau sondage grâce au bouton Nouveau sondage ,
- de filtrer l'affichage en navigant dans les différentes catégories.
Le lien, en bas du volet de navigation, permettent :
- d'accéder aux sondages archivés,
- de combiner plusieurs sondages,
- d'accéder aux paramètres dédiés de l'application.
Cette zone vous affiche l'ensemble des sondages vous concernant.

Sondages

Gérer ses sondages

Créer un sondage

Cliquez sur le bouton Nouveau sondage en haut du volet de navigation.
Renseignez le nom que vous souhaitez lui donner dans le champs de saisie.
Choisissez le type de sondage : pour des dates ou texte.
Pour valider, cliquez sur le bouton Appliquer.

Configurer son sondage

Dans le volet de détails, cliquez sur l'onglet Configuration.
Renseignez des informations complémentaires dans le champs de saisie Description. Pour donner un peu de style au texte vous pouvez utiliser la syntaxe Markdown.
Configurez le sondage en personnalisant les différents paramètres proposés.

Configuration du sondage
- Autoriser les commentaires : permet aux participant·es d'émettre un ou plusieurs commentaires, ils seront visibles dans l'onglet Commentaires dans le volet de détails.
- Autoriser le vote "Peut-être" : laisse une autre possibilité que le oui ou le non, il se formalise avec une coche entre parenthèses (✔️) de couleur orange.
- Supprimer le vote lorsqu'il passe à "Non" : ne prend pas en compte les votes non, aucune croix n’apparaît dans la case.
- Sondage anonyme : les noms des participant·es sont masqués aux autres participants.
  
  ⚠️ Bien que les noms des participant·es soient masqués, le sondage n'est pas réellement anonyme car le propriétaire peut voir les noms. De plus, le propriétaire peut retirer l'anonymat à n'importe quel moment, ce qui révélerait les noms des participants.
- Limiter les votes "Oui" par participant : option pratique si l'on veut limiter à un nombre de réponses précises.
- Limiter les votes "Oui" par option : permet de limiter un nombre de réponse par option. Il est aussi possible de cacher ces options si le nombre limite est atteint.
État de clôture du sondage
- Bouton Terminer le sondage : permet de mettre fin immédiatement au sondage
- Date de fermeture du sondage : permet de définir une date et un horaire de clôture au sondage.
- Utiliser le rappel automatique : permet d'envoyer des rappels automatiques à tous les partages envoyés par courriel. Plus de détails disponibles sur le bouton Informations ℹ️.
Affichage des résultats
- Toujours afficher les résultats : affiche les résultats de chaque participant·e.
- Masquer les résultats tant que le sondage n'est pas terminé : n'affiche que les choix de la personne qui répond.
- Ne jamais afficher les résultats : les participant·es n'auront jamais accès aux réponses des autres participant·es.

Proposer des choix

Dans le volet de détails, cliquez sur l'onglet Choix.
Permettez ou non aux participants d'émettre d'autres propositions.
Si besoin, vous pouvez décaler toutes les propositions en lot.
Ajoutez des dates et éventuellement des horaires.

Vérifier les conflits d'événement

Dans le volet de navigation, en bas, cliquez sur Paramètres de Sondages.
Dans la boîte de dialogue, dans l'onglet Vérification de l'agenda, cochez Utilisez le calendrier pour vérifier les événements en conflit.
Sélectionnez le ou les agendas concernés par la vérification.

Si un conflit existe un icône "calendrier" apparaît au niveau des propositions. En cliquant dessus vous pouvez avoir des précisions quant à la raison.

Consulter les informations principales

Dans la vue principale cliquez sur l'icône ℹ️ situé en haut à droite, vous aurez un résumé du sondage.

Exporter les résultats

Dans la vue principale cliquez sur l'icône "télécharger fichier" situé en haut à droite, vous aurez le choix d'exporter les données du sondage sous différents formats : .xlsx, .ods, .csv, .html.

Archiver un sondage

Vous pouvez archiver un sondage de deux manières afin de nettoyer l'affichage dans la vue principale de l'application.

La première depuis la vue principale en cliquant sur le bouton d'action ... situé sur la ligne du sondage concerné. Dans le menu déroulant qui s'affiche, cliquez sur Archiver le sondage .
La seconde depuis le volet de détails d'un sondage. Le bouton Archiver le sondage se situe en bas de l'onglet Configuration.

Restaurer une archive

Si vous avez besoin de réutiliser un sondage archivé :

Allez sur Archives dans le volet de navigation.
Cliquez sur le bouton d'actions ... du sondage concerné.
Dans le menu cliquez sur Restaurez le sondage.

Supprimer une archive

Pour supprimer définitivement une archive :

Allez sur Archives dans le volet de navigation.
Cliquez sur le bouton d'actions ... du sondage concerné.
Dans le menu cliquez sur Supprimez le sondage.

Sondages

Partager un sondage

Définir son accès

Un sondage peut être privé ou public. Dans le premier cas seules les personnes ayant été invitées pourront y répondre, dans le deuxième cas tous les membres du collectif verront le sondage s'afficher dans Sondages publics et pourront, si elles le souhaitent, y répondre.

Dans le sondage ouvrez le volet de détails.
Devant Accès interne cochez pour le rendre public, par défaut il est privé.

Partager individuellement

Dans le volet de détails, dans le champs de saisie, tapez le nom de la personne (ou du groupe) avec laquelle vous souhaitez partager le sondage.
Validez en cliquant sur le nom de la personne.
Une nouvelle zone Invitations non envoyées apparaît en haut du volet de détails :
- cliquez sur l'icône ✉️ (enveloppes) pour envoyer, en même temps, toutes les invitations à répondre au sondage.
- ou cliquez sur l'icône ... devant chaque personne concernée pour choisir le mode de partage.

Partager publiquement

Dans le volet de détails, cliquez sur le + situé à droite de Ajouter un nouveau lien public.
Paramétrez le lien en cliquant sur l'icône ... à droite du lien public créé. Vous pourrez :
- Donner un libellé au partage,
- Copier le lien dans le presse-papier,
- Afficher le QRcode,
- Définir des options d'inscription
- Vérouiller le partage
- Supprimer le partage
Copiez le lien (ou le QRcode) et partagez-le de la manière qui vous convient le mieux.

Formulaires

Cette application permet de réaliser facilement des questionnaires ou enquêtes simples.

Formulaires

L'application

L'application 📋 Formulaires, qui n'est pas installée par défaut mais qui est disponible dans le magasin d'applications, permet de créer des enquêtes et questionnaires simples. Elle supporte le format Markdown pour la mise en page de la description.

Son organisation

Les liens, en haut du volet de navigation, permettent de :
- d'accéder à la création d'un nouveau formulaire grâce au bouton + Nouveau formulaire ,
- de naviguer dans les différentes formulaires existants.
Le lien vers les formulaires archivés.
Cette zone vous affiche le bouton de création d'un nouveau formulaire ou le contenu du formulaire sélectionné.

Dans cette application on parle de formulaires au sens de questionnaires / enquêtes comme peut le proposer Framasoft avec son service Framaforms.

Formulaires

Gérer ses formulaires

Créer un formulaire

Cliquez sur le bouton + Nouveau formulaire en haut du volet de navigation.
Renseignez un titre dans le champs de saisie dédié.
Renseignez éventuellement une description, pour donner un peu de style au texte vous pouvez utiliser la syntaxe Markdown.
Cliquez sur + Ajouter une question, dans le menu déroulant choisissez le type de question qui vous convient.
Remplissez le titre de la question, sa description éventuelle puis renseignez les réponses.

⚠️ Par défaut quand vous retournez sur un formulaire il est en mode Afficher, si vous souhaitez le modifier pensez à cliquer sur le bouton Modifier.

Paramétrer son formulaire

Dans le volet de détails, cliquez sur l'onglet Paramètres.
Renseignez des informations complémentaires, vous pouvez :
- Enregistrer les réponses anonymement
- Autoriser plusieurs réponses par personnes
- Définir une date d'expiration
- Fermer le formulaire
- Archiver le formulaire
- Personnaliser un message de soumission
- Transférer la propriété d'un formulaire à une autre personne

Consulter les résultats

Dans la vue principale cliquez sur le bouton 📊 Résultats, par défaut vous aurez un résumé des réponses mais vous pourrez consulter chacune des réponses individuellement en cliquant sur le bouton Réponses situé à droite du bouton bleu Résumé.

Exporter les résultats

Dans la vue principale cliquez sur le bouton 🔗 Créer une feuille de calcul, vous aurez le choix d'exporter les données du sondage sous différents formats : .xlsx, .ods, .csv et de ranger le fichier dans le dossier qu'il vous convient.

Archiver un formulaire

Depuis le volet de détails, dans l'onglet Paramètres, cliquez sur Archiver le formulaire.

Restaurer une archive

Si vous avez besoin de réutiliser un formulaire archivé :

Allez sur Formulaires archivés dans le volet de navigation.
Cliquez sur le bouton d'actions ... du formulaire concerné.
Dans le menu cliquez sur Désarchiver le formulaire.

Supprimer une archive

Pour supprimer définitivement une archive :

Allez sur Formulaires archivés dans le volet de navigation.
Cliquez sur le bouton d'actions ... du formulaire concerné.
Dans le menu cliquez sur Supprimer le formulaire.

Formulaires

Partager un formulaire

Partager en interne

Pour partager un contenu avec une autre personne de votre collectif qui a un compte sur votre instance Nextcloud :

Cliquez sur l'icône Partager ou Volet de détails situés en haut à droite de la vue principale.
Dans le volet de détails, cliquez sur l'onglet Partage et dans le champ de saisie écrivez les premières lettres de l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs avec qui vous voulez partager votre fichier.
Cliquez sur l'utilisateur ou groupe choisi pour valider, il apparaîtra dans le volet de détails.

Sinon si l'utilisateurice de votre instance à les droits vous pouvez lui envoyer un lien interne en cliquant sur l'icône Presse papier.

Partager à l'externe

Pour diffuser plus largement votre enquête ou questionnaire (accessible sans compte) :

Dans le volet de détails, cliquez sur l'onglet Partage, puis cliquez sur le bouton + au bout de la ligne Lien de partage.
Cliquez sur l'icône Presse papier pour copier le lien, collez-le dans le support de diffusion qu'il vous conviendra (courriel, chat, etc.).
Pour afficher le menu d'options vous cliquez sur le bouton d'actions ... :
- Afficher le QRcode : pour enregistrer l'image et l'intégrer à une affiche, un flyer ou autre.
- Convertir en un lien intégrable : pour créer une iframe qu'il sera possible d'intégrer à d'autres pages.
- Retirer le lien : pour le supprimer.
- Ajouter un lien : pour créer un nouveau lien.

Tâches

Cette application vous permet de gérer et organiser facilement vos tâches.

Tâches

L'application

L'application ✔️ Tâches, qui n'est pas installée par défaut mais qui est disponible dans le magasin d'applications, permet de gérer et d'organiser ses tâches et de les partager avec d'autres personnes en interne ou à l'extérieur. Il est possible d'afficher les tâches dans l'application Agenda.

Son organisation

Les liens, en haut du volet de navigation, permettent de :
- de filtrer l'affichage en navigant dans les différentes catégories.
- d'accéder aux différentes listes de tâches existantes,
- d'ajouter de nouvelles listes.
Le lien, en bas du volet de navigation, permettent :
- d'accéder aux tâches supprimées,
- de combiner plusieurs sondages,
- d'accéder aux paramètres dédiés de l'application.
Le champs de saisie permet de créer de nouvelles tâches et les boutons de filtrer l'affichage des tâches.
Cette zone affiche l'ensemble des tâches vous concernant.

Tâches

Gérer ses listes de tâches

Ajouter une liste

Dans le volet de navigation, cliquez sur le lien + Ajouter une liste....
Dans le champs de saisie, donnez-lui un nom.
Choisissez une couleur pour mieux l'identifier.

Définir une liste par défaut

Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton ⚙️ Paramètres des tâches.
Cliquez sur la liste déroulante devant Liste par défaut.
Sélectionnez la liste que vous préférez pour la définir.

Supprimer une liste

Dans le volet de navigation, cliquez sur la liste que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur le bouton d'action ... situé à sa droite.
Dans le menu déroulant, cliquez sur supprimer.

💡 En cas de mauvaise manipulation vous avez une petite flèche qui apparait, à droite de la liste, pendant quelques secondes et qui vous permet de revenir en arrière esi vous cliquez dessus.

Visibilité des rubriques intelligentes

Par défaut l'application propose une affichage "intelligent" par rubriques visibles en haut du volet de navigation. Il est possible de les garder afficher ou de les masquer.

Cliquez sur le bouton ⚙️ Paramètres des tâches en bas du volet de navigation.
En face de chaque rubrique, cliquez sur le menu déroulant et choisissez ce qui vous convient le mieux.

Tâches

Gérer ses tâches

Ajouter une liste de tâches

Dans le volet de navigation, cliquez sur le lien + Ajouter une liste....
Dans le champs de saisie, donnez-lui un nom.
Choisissez une couleur pour mieux l'identifier.

Définir une liste par défaut

Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton ⚙️ Paramètres des tâches.
Cliquez sur la liste déroulante devant Liste par défaut.
Sélectionnez la liste que vous préférez pour la définir.

Ajouter des tâches

Par défaut les tâches sont créées dans la liste définie, pour créer une tâche dans la bonne liste positionnez vous dans la bonne liste.

Cliquez sur le champs en haut de la vue principale.
Donnez un titre à la tâche (aussi appelé Résumé).
Validez en appuyant sur la touche Entrée ↲ de votre clavier.

Ajouter des sous-tâches

Détailler ses tâches

Cliquez sur une tâche pour ouvrir son volet de détails. Vous pouvez renseigner les champs que vous désirez :

Date de début,
Date d'échéance,
Liste concernée,
Le type d'affichage en cas de partage,
Le statut,
Le pourcentage d'achèvement,
Le lieu,
Le lien vers une page internet,
Les étiquettes (tag) qui peuvent lui être associées.

Réorganiser ses tâches

Par défaut les tâches s'affichent les unes après les autres, plusieurs modes existent pour les réorganiser.

Cliquez dans le bouton Modifier l'ordre de trisitué en haut à droite de la vue principale pour afficher le menu déroulant :

Pertinence : tri par état d'avancement, la ate d'échéance, priorité, date de début et ordre alphabétique.
Date de début : classement par date de début, priorité et résumé.
Date d'échéance : classement par date d'échéance, priorité et résumé.
Date de création : classement par date de création, priorité et résumé.
Dernière modification : classement par date de dernière modification, priorité et résumé.
Date de fin : classement par date d'achèvement, priorité et résumé.
Priorité : tri par priorité puis par ordre alphabétique.
Ordre alphabétique : tri par ordre alphabétique puis par priorité.
Manuellement : tri manuel par ordre ascendant ou descendant (la flèche dans l'icône donne le sens).

💡Chaque tâche peut être réorganisée manuellement par un simple glissé-déposé, vous pouvez également passer des tâches en sous-tâches et inversement.

Tâches

Partager sa liste de tâches

Partager en interne

Dans le volet de navigation, cliquez sur la liste de tâches que vous souhaitez partager.
Cliquez sur l'icône de partage situé à gauche du chiffre.
Dans le champs de saisie, renseignez le nom des personnes ou groupes à qui vous souhaitez la partager.
En face de chaque groupe ou personne choisissez s'iels peuvent modifier ou seulement consulter la liste.
Cliquez sur l'icône 🗑️ corbeille pour supprimer un partage.

Partager en externe

Dans le volet de navigation, cliquez sur la liste de tâches que vous souhaitez partager.
Cliquez sur le menu d'action ....
Cliquez sur 🔗 Copiez le lien privé et diffusez-le de la manière qui vous convient le mieux.
Ou cliquez sur ⤓ Exporter, un fichier .ics se téléchargera sur votre ordinateur, à vous de le partager de la manière qui vous convient le mieux.

Applications mobiles

Nextcloud permet la synchronisation de plusieurs applications sur smartphones ou tablettes.

Applications mobiles

L'application Nextcloud

L'application Nextcloud vous permet d'accéder à tous vos fichiers stockés sur votre instance. Vous pouvez gérer et partager facilement vos fichiers depuis tout appareil mobile (smartphone ou tablette).

Installer l'application

Lien de l'application dans le Playstore de Google.
Lien de l'application dans le magasin d'applications libres F-Droid.
Le lien direct de l'APK de Nextcloud.
Lien de l'application dans l'Appstore d'Apple.

Sécuriser votre application mobile

En cas de perte ou de vol de votre appareil, il peut être utile de révoquer à distance l'accès à votre espace. Pour cela, il faut créer un mot de passe d'application.

Mettez de côté votre téléphone et connectez-vous à votre espace Nextcloud depuis un ordinateur.
Cliquez sur votre vignette en haut à droite de la fenêtre, dans le menu déroulant cliquez sur Paramètres.
Dans le volet de navigation, allez sur Sécurité.
Dans Appareils & sessions, cliquez dans le champs de saisie et tapez Application Android par exemple et cliquez sur le bouton bleu Créer un nouveau mot de passe.
Tapez votre mot de passe et validez.
Dans la popup un nouveau mot de passe est indiqué, cliquez sur Afficher le QRcode pour les applications mobiles. Gardez la fenêtre ouverte pour la suite.

Se connecter à l'application

Grâce au QRcode généré

Ouvrez l'application que vous venez d'installer.
Cliquez sur le QRcode en dessous du champs de saisie de l'adresse de l'instance.
Autorisez Nextcloud à prendre des photos Lorsque vous utilisez l'appli ou Uniquement cette fois-ci.
Scannez le QRcode affiché sur l'écran de votre ordinateur (cf Sécuriser votre application mobile).
L'application se connecte tout de suite.

De manière classique

Renseignez l'adresse de votre instance Nextcloud, de type https://nextcloud.votre-collectif.fr et validez en tapant sur la touche Entrée de votre clavier virtuel ou cliquez sur la flèche → à droite du champs de saisie.
Ensuite, cliquez sur le bouton bleu Se connecter.
Après, renseignez votre identifiant et votre mot de passe dans les champs correspondants.
Dans la fenêtre du navigateur qui s'est ouverte, cliquez sur le bouton bleu Autoriser l'accès →. Votre compte doit être désormais bien connecté.
Vérifiez le fonctionnement en allant sur l'application, une popup vous invite à autoriser ou non l'accès au stockage. Choisissez Accès complet ou Média en lecture seule.
Votre smartphone ou tablette peut vous demander de valider l'accès aux fichiers.

Lien vers la vidéo.

Révoquer un accès

Si vous changez d'appareil, que vous le perdez ou qu'on vous le vole, vous pouvez révoquer l'accès à votre instance depuis l'interface web.

Cliquez sur votre vignette en haut à droite de la fenêtre, dans le menu déroulant cliquez sur Paramètres.
Dans le volet de navigation, allez sur Sécurité.
Dans Appareils & sessions, cliquez sur le bouton d'actions ... à droite de la ligne correspondant à votre appareil concerné.
Dans le menu déroulant, choisissez Révoquer.

Utiliser l'application

Lien vers la vidéo avec le chapitrage.

Applications mobiles

L'application Nextcloud Talk

Utilisez Nextcloud Talk pour passer des appels audio ou vidéo individuels ou en groupe, créer ou rejoindre des conférences Web et envoyer des messages de discussion. Toutes les communications sont entièrement cryptées et transmises par votre propre serveur, offrant ainsi un degré de confidentialité particulièrement intéressant.

Installer l'application

Lien de l'application dans le Playstore de Google.
Lien de l'application dans le magasin d'applications libres F-Droid.
Lien de l'application dans l'Appstore d'Apple.

Se connecter à l'application

Renseignez l'adresse de votre instance Nextcloud, de type https://nextcloud.votre-collectif.fr et validez en tapant sur la touche Entrée de votre clavier virtuel ou cliquez sur la flèche → à droite du champs de saisie.
Ensuite, cliquez sur le bouton bleu Se connecter.
Après, renseignez votre identifiant et votre mot de passe dans les champs correspondants.
Dans la fenêtre du navigateur qui s'est ouverte, cliquez sur le bouton bleu Autoriser l'accès →. Votre compte doit être désormais bien connecté.
Vérifiez le fonctionnement en allant sur l'application, une popup vous invite à autoriser ou non l'accès au stockage. Choisissez Accès complet ou Média en lecture seule.
Votre smartphone ou tablette peut vous demander de valider l'accès aux fichiers.

Applications mobiles

Synchroniser ses contacts, agendas et tâches

Nextcloud ne propose pas spécifiquement d'application mobile dédiée pour gérer ses contacts et ses agendas. Il est cependant possible de les synchroniser avec les applications natives de votre appareil.

Les appareils mobiles (smartphones ou tablettes) avec les environnements /e/OS ou iOS offrent cette possibilité de synchronisation sans rien installer. Toutefois si votre appareil ne prend pas en charge la gestion de serveur DAV, vous pouvez télécharger une application dédiée comme DAVx5.

Installer l'application

Lien de l'application dans le Playstore de Google.
Lien de l'application dans le magasin d'applications libres F-Droid.
Lien de l'application dans l'Appstore d'Apple.

Connecter son instance

Lien direct vers la vidéo.

📌 Dans la vidéo aucune application de gestion de tâches n'a été trouvée (aucune n'était installée sur l'appareil mobile). Au lancement de l'application, DavX5 propose d'en installer une, si tel avait été le choix les listes des tâches auraient été affichées et auraient pu être sélectionnées au même titre que les agendas ou les contacts.

Suites bureautiques en ligne

Il existe deux suites principales Collabora Online et OnlyOffice. Nextcloud Office, quant à elle, est basée sur Collabora.

Suites bureautiques en ligne

Collabora Online

Collabora Online est une suite bureautique en ligne open source, elle permet de modifier des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des dessins ; elle peut lire et écrire tous les principaux formats de documents aux formats propriétaires ou ouverts. Tous ces documents peuvent être modifiés en temps réel par vous seulement ou avec d'autres personnes, que ce soit à partir d'un ordinateur ou d'un appareil mobile (smartphone ou tablette).

Les formats, ouverts et propriétaires, pris en charge (liste non exhaustive) :

Documents texte : .odt, .docx, .doc, .docm, .rtf
Feuilles de calcul : .ods, .xlsx, .xls, .xlsm, .csv
Présentations : .odp, .pptx, .ppt
Dessins, diagrammes : .odg, .vsd.

L'organisation de l'application

Pour chaque type de fichiers l'interface s'adapte aux besoins (texte, feuille de calcul, présentation ou dessin) mais la structuration reste globalement la même.

Le menu principal composé de plusieurs onglets :
- Fichier : pour enregistrer, exporter, partager, voir l'historique, imprimer, télécharger, etc.,
- Origine : pour éditer le style du texte (gras, italique, souligné, taille, alignement, etc.),
- Insertion : pour insérer des tableaux, medias, objets, zones de texte, numérotation de pages, etc.,
- Mise en page : pour mettre en page le document (pages, colonnes, mots, lignes, alignements, organisations, etc.),
- Révisions : pour améliorer ou corriger le document (orthographe, grammaire, synonymes, commentaires, etc.),
- Format : pour gérer les styles de caractères, de paragraphes, de colonnes, de sections, etc.,
- Affichage : pour agir sur l'affichage du document dans la fenêtre (zoom, clair/sombre, onglets, etc.),
- Aide : raccourcis rapides pour avoir des informations concernant Collabora.
Les options spécifiques de chaque onglet.
Les raccourcis rapides :
- afficher/masquer le panneau latéral,
- afficher/masquer le navigateur (plan du document),
- afficher/masquer le volet de détails,
- fermer le document.
Le volet latéral qui permet d'agir plus en détails sur les éléments du document (styles, paragraphes, caractères, etc.).
La barre d'état du document qui permet d'effectuer une recherche, de connaître le nombre de mots, de gérer l'affichage, etc.

Suites bureautiques en ligne

OnlyOffice

Only Office est une suite bureautique en ligne et un écosystème d'applications collaboratives. Elle propose des éditeurs en ligne pour les documents texte, les feuilles de calcul, les présentations, les formulaires et les PDF, ainsi qu'une plateforme de collaboration en salles. Tous ces documents peuvent être modifiés en temps réel par vous seulement ou avec d'autres personnes, que ce soit à partir d'un ordinateur ou d'un appareil mobile (smartphone ou tablette) grâce à leur application mobile.

Les formats, ouverts et propriétaires, pris en charge (liste non exhaustive) :

Documents texte : .odt, .docx, .doc, .docm, .rtf
Feuilles de calcul : .ods, .xlsx, .xls, .xlsm, .csv
Présentations : .odp, .pptx, .ppt
Dessins, diagrammes : .odg, .vsd
Formulaires PDF : .pdf.

L'organisation de l'application

Pour chaque type de fichiers l'interface s'adapte aux besoins (texte, feuille de calcul, présentation ou dessin) mais la structuration reste globalement la même.

Le menu principal composé de plusieurs onglets :
- Fichier : pour enregistrer, exporter, partager, voir l'historique, imprimer, télécharger, etc.,
- Accueil : pour éditer le style du texte (gras, italique, souligné, taille, alignement, etc.),
- Insertion : pour insérer des tableaux, medias, objets, zones de texte, numérotation de pages, etc.,
- Dessiner : pour pouvoir dessiner "sur" l'écran,
- Mise en page : pour mettre en page le document (pages, colonnes, mots, lignes, alignements, organisations, etc.),
- Collaboration : pour partager, commenter ou discurter autour du document,
- Protection : pour chiffrer et ou protéger le document par un mot de passe,
- Format : pour gérer les styles de caractères, de paragraphes, de colonnes, de sections, etc.,
- Affichage : pour agir sur l'affichage du document dans la fenêtre (zoom, clair/sombre, onglets, etc.),
- Modules complémentaires : pour ajouter des plugins à la suite bureautique comme un traducteur, un assistant d'auto-complétion de mots, convertisseur de Markdown, etc..
Les options spécifiques de chaque onglet.
Les raccourcis rapides :
- partager le fichier,
- ouvrir l'emplacement du fichier,
- ajouter ou enlever le fichier des favoris,
- effectuer une recherche dans le fichier.
Le panneau gauche qui permet d'afficher les recherches avancées, les commentaires, le chat, etc.
Le panneau droit qui permet d'agir plus en détails sur les éléments du document (styles, paragraphes, caractères, tableaux, etc.).
La barre d'état du document qui permet d'afficher les statistiques (mot, pages...), la langue, de gérer l'affichage, etc.

Suites bureautiques en ligne

Nextcloud Office

Nextcloud Office est suite bureautique en ligne avec édition collaborative. Elle prend en charge tous les principaux formats de documents, de feuilles de calcul et de fichiers de présentation et fonctionne sur tous les navigateurs modernes.

Nextcloud Office est conçu en collaboration avec Collabora Productivity, de fait les documents peuvent s'ouvrir sur appareils mobiles (smartphones et tablettes) grâce à l'application Collabora.

Les formats, ouverts et propriétaires, pris en charge (liste non exhaustive) :

Documents texte : .odt, .docx, .doc, .docm, .rtf
Feuilles de calcul : .ods, .xlsx, .xls, .xlsm, .csv
Présentations : .odp, .pptx, .ppt
Dessins, diagrammes : .odg, .vsd.

L'organisation de l'application

Puisque la suite bureautique est basée sur Collabora vous retrouverez les mêmes éléments, seul l'aspect esthétique de l'interface est différent.

Le menu principal composé de plusieurs onglets :
- Fichier : pour enregistrer, exporter, partager, voir l'historique, imprimer, télécharger, etc.,
- Origine : pour éditer le style du texte (gras, italique, souligné, taille, alignement, etc.),
- Insertion : pour insérer des tableaux, medias, objets, zones de texte, numérotation de pages, etc.,
- Mise en page : pour mettre en page le document (pages, colonnes, mots, lignes, alignements, organisations, etc.),
- Révisions : pour améliorer ou corriger le document (orthographe, grammaire, synonymes, commentaires, etc.),
- Format : pour gérer les styles de caractères, de paragraphes, de colonnes, de sections, etc.,
- Affichage : pour agir sur l'affichage du document dans la fenêtre (zoom, clair/sombre, onglets, etc.),
- Aide : raccourcis rapides pour avoir des informations concernant Collabora.
Les options spécifiques de chaque onglet.
Les raccourcis rapides :
- afficher/masquer le panneau latéral,
- afficher/masquer le navigateur (plan du document),
- afficher/masquer le volet de détails,
- fermer le document.
Le volet latéral qui permet d'agir plus en détails sur les éléments du document (styles, paragraphes, caractères, etc.).
La barre d'état du document qui permet d'effectuer une recherche, de connaître le nombre de mots, de gérer l'affichage, etc.

Nextcloud

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Qu'est ce que Nextcloud ?

Pourquoi Nextcloud ?

À propos de cette documentation

Premiers pas

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Partager en interne

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L'application

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Créer un nouvel album

Ajouter des médias à un album

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Supprimer des médias

Partager des albums ou médias

Partager en interne

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