Gérer ses événements

Ajouter un nouvel événement

Pour créer un événement, cliquez sur le bouton + Événement ou, selon la vue choisie (jour, semaine, mois, années), cliquez sur le jour ou le créneau horaire souhaité dans la vue principale.

Une boîte de dialogue apparaît, vous pouvez y indiquer :

1. L'agenda auquel associer le nouvel événement
2. Le titre de l'événement
3. Les dates / heures de début et de fin et le fuseau horaire. Par défaut, la durée de l'événement est de 30 minutes pour la vue jour et semaine et d'une journée pour la vue mois et année. Dans ce cas, décocher ☑ Journée entière pour pouvoir modifier les heures de début et de fin.
4. Le lieu
5. La description

Si ces options suffisent, cliquez sur le bouton ✓ Enregistrer.

Options avancées

Pour afficher plus d'options, cliquez sur le bouton Plus de détails. La volet de détails s'ouvre à droite.

Onglet Détails

• Statut de l'événement : confirmé, provisoire ou annuler.
• Visibilité de l'événement dans les agendas partagés : afficher l'événement entier, afficher seulement comme occupé, masquer l'événement.
• Prise en compte dans le calcul des disponibilités : occupé, libre.
• Catégories : en rechercher ou en ajouter.
• Couleur : personnaliser la couleur.
• Prévoir un rappel : préciser la périodicité du rappel, le jour, 1 jour avant, 2 jours avant, 1 semaine avant. Pour modifier l'heure cliquez sur le bouton d'actions ..., dans le menu déroulant choisir Modifier le rappel.
• Configurer une récurrence : jamais, jour, semaine, mois ou année.
• Ajouter une pièce jointe : depuis votre espace Nextcloud ou depuis votre ordinateur.

Onglet Participants

Utilisez le champ de saisie pour rechercher dans l'annuaire ou dans vos contacts privés le nom des participant⋅es à ajouter. Un email d'invitation est automatiquement envoyé. Par la suite, en cliquant sur le menu d'action associé à chaque nom, vous pouvez :

• Modifiez le statut de chaque participant⋅e (Président, Participant obligatoire, Participant facultatif, Ne participe pas) voire le ou la supprimer de la liste.
• Ajoutez un lien vers l'application Discussion dans le lieu de l'événement en cliquant sur le bouton Créer une salle de discussion pour cet événement
• En cas de besoin, vous pouvez chercher le créneau le plus adapté à tous et toutes en cliquant sur le bouton Trouver une heure.

Onglet Ressources

Comme pour les participants, vous pouvez ajouter des salles et des ressources à vos événements. Le système s'assurera que chaque salle et ressource soit réservée sans conflit. Dès qu'un utilisateur ajoute une salle ou une ressource à un événement, celle-ci n'est plus considérée disponible. Si d'autres événements ont lieu à des heures qui se chevauchent, la salle ou la ressource apparaîtra comme refusée.

⚠️ Il est nécessaire que les ressources et lieux soient paramétrés en amont pour pouvoir les sélectionner dans la liste. La méthode pour l'instant n'est pas simple et demande d'installer une application supplémentaire et de renseigner des commandes OCC. Les autres champs sont accessibles.

Il est possible de spécifier un nombre de places assises, ce qui peut être utile en cas d'utilisation d'une salle ou d'un véhicule avec nombre limité de places.

Vous pouvez aussi préciser le type de salle (réunion, lecture, séminaire, autres).

Modifier un événement

1. Cliquez sur l'événement concerné.
2. Vous pouvez modifier les informations de base en cliquant sur le bouton ✎ Modifier
   ou modifier tous les détails de l'événement et ouvrir le volet latéral en cliquant sur le bouton Plus de détails.
3. Cliquez sur le bouton ✓ Mettre à jour pour valider vos modifications. Pour les annuler, cliquez sur l'icône de fermeture ✕ en haut à droite de la boîte de dialogue ou du volet de détails.

Exporter un événement

1. Cliquez sur l'événement concerné.
2. Cliquez sur le bouton d'actions ... de la boîte de dialogue ou du volet latéral.
3. Cliquez sur Exporter dans le menu déroulant.
4. Enregistrez le fichier au format .ics.
5. Fermez la boite de dialogue.

Dupliquer un événement

1. Cliquez sur l'événement concerné.
2. Cliquez sur le bouton d'actions ... de la boîte de dialogue ou du volet latéral si vous êtes dans la vue détaillée.
3. Cliquez sur Dupliquer dans le menu déroulant.
4. Modifier les informations nécessaires.
5. Cliquez sur le bouton ✓ Enregistrer pour valider vos modifications.

Supprimer un événement

1. Cliquez sur l'événement concerné.
2. Cliquez sur le bouton d'actions ... de la boîte de dialogue ou du volet latéral si vous êtes dans la vue détaillée.
3. Cliquez sur Supprimer dans le menu déroulant.