Gérer ses rendez-vous

Définir des créneaux de rendez-vous

Vous pouvez faciliter la prise de rendez-vous avec les personnes extérieures à votre collectif en proposant des créneaux disponibles.

1. Cliquez sur le bouton + à droite de Rendez-vous dans le volet de navigation.
2. Dans la boîte dialogue, renseignez tous les champs que vous estimez nécessaires.

Informations de base

• Nom du rendez-vous : le nom que vous souhaitez donner au type de créneaux proposés (ex : rdv, déjeuner, etc.).
• Lieu : le lieu de ces rendez-vous (ex : votre bureau, un espace de coworking, etc.).
• Description : les détails du type de créneaux proposés (ex : les modalités, les jours s'ils sont fixes, etc.).

Paramétrages de base

• Agenda : l'agenda concerné par les créneaux proposés.
• Visibilité : en public le rdv est rendu visible dans l'agenda concerné, en privé seulement aux personnes recevant l'URL "secrète".
• Durée : la durée du rendez-vous est à définir en minutes.
• Incrémentation : l'incrément est le récurrence à laquelle les créneaux possibles sont disponibles. Par exemple, vous pouvez avoir des créneaux d'une heure, mais vous les distribuez par tranches de 30 minutes, de sorte qu'une personne puisse réserver à 9h00, mais aussi à 9h30.
• Agendas supplémentaires à vérifier pour les conflits : si vous avez d'autres agendas n'hésitez pas à les ajouter, ainsi vous éviterez d'avoir deux événements au même moment.

⚠️ Les créneaux de rendez-vous ne peuvent être créés que sur des agendas dont vous êtes propriétaires. Donc seuls les créneaux qui n'entrent pas en conflit avec des événements existants dans vos agendas seront affichés.

Paramétrages avancés

Vous pourrez préciser à quel moment de la semaine il est possible de prendre rendez-vous. Il peut s'agir de vos horaires de travail, mais aussi de tout autres horaires personnalisés.

Certains rendez-vous nécessitent un temps de préparation, vous pouvez alors préciser du temps avant et/ou après afin de vous laisser de la disponibilité. Seuls les créneaux qui n'entrent pas en conflit avec d'autres événements pendant le temps de préparation seront visibles.

Vous pouvez aussi spécifiez un temps minimal après chaque rendez-vous (ex : faire un compte-rendu, mettre à jour des notes, etc.).

Vous pouvez préciser le nombre de créneaux maximal par jour cela vous permet de limiter le nombre de rendez-vous susceptibles d'être pris.

Les prises de rendez-vous

La page de prise de rendez-vous indique le titre, le lieu, la description et un calendrier. Pour un jour donné, une liste de tous les créneaux horaires possibles s'affiche. La liste peut apparaître vide si :

• s'il n'y a plus créneaux disponibles,
• s'il y a trop de conflits entre les événements déjà existants et les paramètres définis,
• si la limite quotidienne de rendez-vous est atteinte.

Pour prendre rdv la personne sélectionne un jour et un créneau. Un boîte de dialogue s'ouvre avec

• à gauche, les informations du créneau choisi,
• à droite un formulaire de demande.

Pour réserver le créneau créneau choisit elle doit préciser son nom et son adresse électronique et peut, si elle le souhaite, ajouter un commentaire. Elle doit valider en cliquant sur le bouton Réserver le créneau.

Lorsque la réservation du créneau a été effectuée avec succès, la personne doit voir s'afficher une confirmation.

Pour vérifier que l'adresse électronique de la personne soit valide, un message de confirmation lui est envoyé.

Ce n'est qu'une fois que la personne aura cliqué sur le lien de confirmation Confirmer figurant dans le courriel que le rendez-vous sera accepté. Elle recevra un autre courriel confirmant les détails de son rendez-vous.

Si un créneau n'a pas été confirmé, il apparaîtra toujours comme disponible. Une deuxième personne pourra choisir le même créneau et le confirmer. Lorsque la première personne voudra confirmer le rendez-vous elle aura un message lui indiquant que le créneau n'est plus disponible, elle sera alors invitée à choisir un nouveau créneau.

Vérifier les créneaux réservés

Lorsque le créneau a été confirmé par la personne ayant fait la demande, l'événement apparaît dans votre agenda ou dans l'agenda qui aura été défini. Cliquez sur l'événement pour consulter tous les détails de l'événement (le lieu, la description, participants, etc.).